1.三步設(shè)計(jì)你的會(huì)議
今天,我們先講會(huì)議的設(shè)計(jì)問(wèn)題。如何有效地設(shè)計(jì)一個(gè)會(huì)議,我簡(jiǎn)單給你一個(gè)套路,分為三步。
第一步,要明確地界定會(huì)議的結(jié)果。比如,你是想要一個(gè)決定呢,還是想要一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃,或者是僅僅為了更深入地引發(fā)討論。不同目的的會(huì)議,設(shè)計(jì)上是不同的。
第二步,就是你要想清楚,需要通過(guò)怎樣一個(gè)討論的過(guò)程,才能夠達(dá)到預(yù)想的結(jié)果。
第三步,就是你要考慮請(qǐng)哪些人來(lái)參加這個(gè)會(huì),才有可能滿足這個(gè)會(huì)議過(guò)程的需要,并且能夠達(dá)到預(yù)想的結(jié)果。
這三步就是 “ 目標(biāo)—過(guò)程—人員 ” 模型,希望對(duì)你有幫助。在下面,我還畫了一個(gè)安排會(huì)議的表格,是我自己總結(jié)整理的一個(gè)工具,希望能夠?qū)δ惆才艜?huì)議有幫助。

提示:決定候選事項(xiàng)是否要在同一個(gè)會(huì)議中討論,主要由不同事項(xiàng)的人員重合度決定。
2.注定失敗的會(huì)議
下面,我們通過(guò)一個(gè)案例來(lái)分析如何改善會(huì)議效率。
我曾經(jīng)在一家企業(yè)做過(guò)調(diào)研,就是看他們會(huì)花多少時(shí)間開(kāi)會(huì),以及如何開(kāi)會(huì)。我發(fā)現(xiàn),這家企業(yè)的兩位主要領(lǐng)導(dǎo)在三天的時(shí)間里,絕大多數(shù)時(shí)間都在會(huì)議上,有一位竟然有將近20多個(gè)小時(shí)的時(shí)間都在各種會(huì)議上。這些會(huì)議,一方面把領(lǐng)導(dǎo)自己搞得疲憊不堪;另一方面,由于這些會(huì)議缺少設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備,效率極低,既浪費(fèi)了很多參會(huì)人員的時(shí)間,也沒(méi)有達(dá)到會(huì)議預(yù)期的目的。
有一個(gè)會(huì)議是這樣的。會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間預(yù)計(jì)是下午3點(diǎn)到5點(diǎn)。
那個(gè)會(huì),一共有四個(gè)議程,按照道理,應(yīng)該是每半個(gè)小時(shí)進(jìn)行一個(gè)議程,這樣才有可能在指定的時(shí)間里面完成所有的事項(xiàng)、討論和決策。第一個(gè)議程很快,因?yàn)檎麄€(gè)議程的內(nèi)容是屬于程序性的,沒(méi)有太多的利益沖突,也沒(méi)有太多的討論,無(wú)論大的原則,還是小的細(xì)節(jié),集團(tuán)公司都已經(jīng)表了態(tài),所以,大家也都沒(méi)有什么好說(shuō)的。
但隨后的第二個(gè)議程很快開(kāi)始出現(xiàn)了問(wèn)題。由于參會(huì)的人中間,有兩位參會(huì)者在這件事情上存在著利益沖突,其中的一位首先開(kāi)始提出異議,并且講了很多具體情況。這時(shí),有一位參會(huì)者起身出去,我看他的樣子應(yīng)該是去洗手間。過(guò)了一會(huì)兒,需要聽(tīng)這個(gè)人回饋。我聽(tīng)主持人說(shuō),等某某某回來(lái),再聽(tīng)聽(tīng)他的看法。于是,大家就開(kāi)始等。有人開(kāi)始堂而皇之地?cái)[弄手機(jī)。隔了一會(huì)兒,去洗手間的那位回來(lái)了,然后開(kāi)始了他漫長(zhǎng)的演說(shuō)。他一邊演說(shuō),一邊請(qǐng)坐在外圈的一位下屬,應(yīng)該是屬于二級(jí)部門的正職對(duì)情況進(jìn)行說(shuō)明。第二項(xiàng)議程很快花掉了一個(gè)多小時(shí)的時(shí)間,而且沒(méi)有任何結(jié)論。
這時(shí),老大“果斷”地決定暫停這項(xiàng)討論,然后,開(kāi)始了第三項(xiàng)議程。第三項(xiàng)議程討論結(jié)束的時(shí)候,時(shí)間已經(jīng)超過(guò)了五點(diǎn),老大說(shuō):我們就不休息了,接著直接討論第四項(xiàng)??墒?,這個(gè)時(shí)候,一位班子成員說(shuō),必須要先走一步,因?yàn)橛幸粋€(gè)領(lǐng)導(dǎo)要接待,必須要去。而事實(shí)上,最后一項(xiàng)議程才是最重要的。
當(dāng)天的會(huì)議結(jié)束,已經(jīng)過(guò)了六點(diǎn)。也許大家已經(jīng)習(xí)慣了這種拖堂,每個(gè)人的表情都很平靜。但是,我可以肯定很多人都不會(huì)滿意,至少是第四項(xiàng)議程的最大利益相關(guān)者。我知道與這件事相關(guān)的很多問(wèn)題都沒(méi)有在這次會(huì)議上得到解決,因?yàn)槔洗笞詈罅滔乱痪湓?,我們?cè)僬視r(shí)間專門議一下。
3.效率低下的原因
那么,為什么這個(gè)會(huì)被開(kāi)成了這樣呢?我覺(jué)得,最重要的原因就是這個(gè)單位并不懂得如何開(kāi)會(huì)。他們不是按照事情來(lái)決定會(huì)議,而是按照人員來(lái)決定會(huì)議,把不同性質(zhì)的議題放在一起,把人叫在一個(gè)房間里,他們認(rèn)為這就是開(kāi)會(huì)。但這真不是開(kāi)會(huì),至少不是高效率的會(huì)議。
首先,會(huì)議的不同議題差異非常大,而且,四個(gè)不同的主題,幾乎涉及了完全不同的會(huì)議類型。有的是只需程序性討論通過(guò),有的則是需要更深入的討論。而且,不同議題所涉及的人員范圍也完全不一樣,但卻被安排在同一次會(huì)議中。于是,無(wú)論討論什么議題,總有將近一半的人和這件事沒(méi)有關(guān)系,屬于空轉(zhuǎn)的狀態(tài),而他們身后的隨員們,也完全沒(méi)有參與感。其實(shí),他們完全可以不用列席這個(gè)會(huì)議,或者到了討論與他們相關(guān)的話題時(shí),再讓他們參與,但公司完全沒(méi)有類似的安排。
其次,會(huì)議中要討論的內(nèi)容,有些議題實(shí)際上還相當(dāng)不成熟,還不到?jīng)Q策這個(gè)階段。我后來(lái)問(wèn)過(guò)相關(guān)人員,他們?cè)谑孪榷及l(fā)郵件把材料給了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),但是,并沒(méi)有得到及時(shí)的反饋,甚至他們連有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)事前看過(guò)沒(méi)有也不知道。領(lǐng)導(dǎo)不表態(tài),下面的溝通工作就沒(méi)有辦法大張旗鼓地開(kāi)始。所以,會(huì)議討論這些問(wèn)題,就是一個(gè)遭遇戰(zhàn)。
事后,有一位基層負(fù)責(zé)人和我講,這種事情在他們公司起碼要經(jīng)過(guò)三次會(huì)議,才有可能進(jìn)入正常程序。第一次會(huì)議,就是像剛才所說(shuō)的那樣,一次遭遇戰(zhàn)讓主要領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到有這么一件重要的事情。第二次會(huì)議,搞一個(gè)專題分析會(huì),進(jìn)行工作的明確和利益的平衡。第三次會(huì)議,大概會(huì)定個(gè)調(diào)子,然后下邊的人才開(kāi)始做細(xì)節(jié)工作。大家都熟悉這個(gè)套路,所以第一次會(huì)就是一個(gè)神仙會(huì),沒(méi)有人認(rèn)真,沒(méi)有人太較真,但人人都可以胡亂說(shuō)上一番。
開(kāi)會(huì)開(kāi)成這樣,是不是偶然現(xiàn)象呢?真不是,很多企業(yè)的開(kāi)會(huì)都是這樣。
4.三星的“開(kāi)會(huì)法則”
幾年前,我有一次在清華上課時(shí),講到韓國(guó)三星公司的所謂“開(kāi)會(huì)法則”。由于我在清華講課,一般都是板書,沒(méi)有PPT,即使偶爾用幾張PPT,一般也不會(huì)發(fā)給學(xué)員。所以,如果學(xué)員們碰到了他們感興趣的PPT,他們就會(huì)拿出手機(jī)來(lái)拍。我受到震驚的一個(gè)場(chǎng)面,就是在一次課上講組織變革的時(shí)候,偶然提到了三星公司的開(kāi)會(huì)法則。當(dāng)時(shí),我就是即興說(shuō)說(shuō),那天又碰巧帶了電腦去上課,就順便把那張PPT給大家播放了。我真的是沒(méi)想到,在座的管理者,很多都是一些知名企業(yè)的總經(jīng)理,居然都饒有興致地拍這張PPT。
我之所以在心里很震驚,就在于我覺(jué)得這幾條規(guī)則真的沒(méi)有什么,這批學(xué)員當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)那么久了,怎么還會(huì)對(duì)這樣小兒科的東西感興趣。但他們就是感興趣了,而且,后來(lái)我還有意做了一些測(cè)試,其它類型的企業(yè)、其它級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo),也有不少人對(duì)這個(gè)東西感興趣。這也就是為什么在我的管理課里面,有專門關(guān)于會(huì)議的章節(jié)。
那么,三星的經(jīng)驗(yàn)到底是什么呢?就是八個(gè)“必須”和三個(gè)“公式”。
八個(gè)必須是:
凡是會(huì)議,必有準(zhǔn)備凡是會(huì)議,必有主題凡是會(huì)議,必有紀(jì)律凡是會(huì)議,會(huì)前必有議程凡是會(huì)議,必有結(jié)果凡是開(kāi)會(huì),必有訓(xùn)練凡是開(kāi)會(huì),必須守時(shí)凡是開(kāi)會(huì),必有記錄三個(gè)公式是:
光是開(kāi)會(huì),如果會(huì)后沒(méi)有人落實(shí),等于零。會(huì)議上布置了工作,但是會(huì)后不進(jìn)行檢查,等于零。抓住了不落實(shí)的事,同時(shí)追究了不落實(shí)的人,等于落實(shí)。大家拿著手機(jī)要把這幾句話拍下來(lái),我覺(jué)得起碼說(shuō)明了,拍照者覺(jué)得自己公司的開(kāi)會(huì)水平與此相比還有差距,或者認(rèn)為這些理念屬于是自己想說(shuō)又說(shuō)不出來(lái)的話。
提示:設(shè)計(jì)開(kāi)會(huì)到場(chǎng)時(shí)間
最后,我還想講一點(diǎn)開(kāi)會(huì)時(shí)間的問(wèn)題。在很多企業(yè),有一個(gè)不成文的習(xí)慣,就是最大的領(lǐng)導(dǎo)最后一個(gè)到,其他人都是提前一點(diǎn)到,級(jí)別越低的人越要早到。我們就以三個(gè)級(jí)別的同事來(lái)開(kāi)會(huì)為例。假定老大準(zhǔn)點(diǎn)到,第二個(gè)級(jí)別的人,一般要提前5分鐘到,因?yàn)榭偛荒茏尨罄习宓饶?。而第三個(gè)級(jí)別的人,為了不至于讓第二級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)等自己,提前10分鐘到場(chǎng)通常是必須的。時(shí)間差不多了,大家都在會(huì)議室坐好,等待大老板出席。然后,一般是秘書先進(jìn)場(chǎng),把老板的水杯放好,然后老板隆重登場(chǎng)。如果老板遲到5分鐘,這種情況其實(shí)不少見(jiàn),大家就要坐在那里干等,完全是浪費(fèi)時(shí)間。
其實(shí),越是高級(jí)別的管理者,越是要通過(guò)開(kāi)會(huì)來(lái)解決問(wèn)題,所以,他們花在各種會(huì)議上的無(wú)效時(shí)間越多,公司的成本越高,效率越低。所以,如果哪個(gè)公司的大老板聽(tīng)了我的課,讓辦公室發(fā)個(gè)文,規(guī)定開(kāi)會(huì)到場(chǎng)的時(shí)間,不要超過(guò)3分鐘,這對(duì)于改善公司效率,絕對(duì)是標(biāo)志性的工作。