在人力資源管理中信息技術(shù)與管理技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用，能有力地幫助HR管理者在多變復(fù)雜的環(huán)境中應(yīng)付自如。目前，企業(yè)引進(jìn)人力資源管理信息化系統(tǒng)的目的主要是：

　　第一層次：提高HR部門的工作效率。員工的考勤處理、工資計(jì)算處理、職務(wù)調(diào)動(dòng)處理及其信息管理等事務(wù)要占用HR管理者大量時(shí)間，手工操作不僅效率低，且容易出錯(cuò)。因此，HRMS軟件首要解決的是如何提高工作效率。

　　第二層次：規(guī)范HR部門的業(yè)務(wù)流程。招聘、業(yè)績?cè)u(píng)估、學(xué)習(xí) 、員工職業(yè)計(jì)劃、離職等流程的設(shè)計(jì)都是HR管理者的考慮范圍。HRMS軟件將相關(guān)的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，且能將經(jīng)過優(yōu)化后的流程體現(xiàn)在軟件中。

　　第三層次：為企業(yè)和員工提供增值服務(wù)。從發(fā)展趨勢上看，HR管理者將從行政事務(wù)處理者向企業(yè)戰(zhàn)略伙伴方向發(fā)展。對(duì)HR部門而言，企業(yè)管理者和員工就是他們的客戶，如何為這些客戶實(shí)現(xiàn)增值是HR部門面臨的重要問題。如：如何根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行人力資源規(guī)劃、如何通過合理的招聘技術(shù)與測評(píng)技術(shù)為企業(yè)選擇合適的人才、如何通過工作分析技術(shù)及相應(yīng)的績效考評(píng)體系來提升組織與個(gè)人績效、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何能方便地了解員工的各種狀況等，都是HR部門要做的。

　　第一步使用HRMS前的準(zhǔn)備由專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)的人力資本構(gòu)成現(xiàn)狀及其期望效果預(yù)先進(jìn)行分析診斷（企業(yè)自身有能力，可自行分析診斷），開出對(duì)癥下藥的處方后，裝到軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)平臺(tái)中去。同時(shí)，要做好調(diào)整和相應(yīng)的學(xué)習(xí) 。

　　第二步選擇HRMS解決方案企業(yè)在選擇HRMS時(shí)，技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品價(jià)格、產(chǎn)品知名度等容易根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷得出結(jié)論；而對(duì)于產(chǎn)品的性能特色、二次開發(fā)功能等，若沒有適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)作指導(dǎo)，就不太好把握。好的HRMS應(yīng)該是一套高效率、多功能及易學(xué)易用的解決方案，用戶在選擇系統(tǒng)時(shí)可從以下一些特征評(píng)判其功能：

　?。?）完整性與集成性

　?。婧w人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能，且每個(gè)業(yè)務(wù)功能都是基于完整而標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程與大量配套表格來設(shè)計(jì)，是用戶日常工作的信息化管理平臺(tái)

　?。獙?duì)員工數(shù)據(jù)的輸入工作只需進(jìn)行一次，其他模塊即可共享，減少大量的重復(fù)錄入工作

　　＊既可作為一個(gè)完整的系統(tǒng)使用，也可將模塊拆分單獨(dú)使用，在必要時(shí)還能擴(kuò)展集成

　?。?）易用性

　　＊采用導(dǎo)航器界面，友好簡潔，直觀體現(xiàn)HR管理者的主要工作內(nèi)容，且能引導(dǎo)用戶按照優(yōu)化的HR管理流程進(jìn)行操作

　　·基本沒有彈出式對(duì)話框，一個(gè)界面就能顯示所有相關(guān)信息，并操作所有功能，信息集成度高

（3）網(wǎng)絡(luò)功能與自助服務(wù)

　?。С旨瘓F(tuán)型企業(yè)用戶，提供異地、多級(jí)、分層的數(shù)據(jù)管理功能

　　＊日常管理不受物理位置限制，可在任何聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上經(jīng)身份驗(yàn)證后進(jìn)行操作

　　＊為非HR部門人員提供基于Web的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

　?。獑T工在允許權(quán)限內(nèi)可在線查看企業(yè)及個(gè)人信息，注冊(cè)內(nèi)部學(xué)習(xí) 課程、提交請(qǐng)假／休假申請(qǐng)，更改個(gè)人數(shù)據(jù)，與HR部門進(jìn)行電子方式的溝通

　?。试S直線經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看下屬員工的人事信息，審批員工的學(xué)習(xí) 、請(qǐng)假、休假等申請(qǐng)，在線對(duì)員工進(jìn)行績效評(píng)估

　　·總經(jīng)理可在線查看公司人力資源配置及成本變動(dòng)情況、薪資平衡表、組織績效／員工績效等各種與人力資源相關(guān)的重要信息

（4）開放性

　?。峁┕δ軓?qiáng)大的數(shù)據(jù)接口，輕松實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出及與外部系統(tǒng)的無縫連接

　　＊可方便引入各類Office文檔，并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，規(guī)范、安全

　　·同時(shí)支持所有主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及各種類型的文檔處理系統(tǒng)

（5）靈活性

　?。筛鶕?jù)用戶需求進(jìn)行客戶化功能改造及更改界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示

　　·強(qiáng)大的查詢功能，可靈活設(shè)置任意條件進(jìn)行組合查詢

　　·支持中英文（或其他語種）實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)切換

（6）智能化

　?。到y(tǒng)的自動(dòng)郵件功能可直接批量通過E－mail發(fā)送信息給相關(guān)人員，極大地降低管理人員的行政事務(wù)工作強(qiáng)度

　　·系統(tǒng)設(shè)置了提醒功能，以便用戶定時(shí)操作，使得HR管理者變被動(dòng)為主動(dòng)，有效提高員工對(duì)HR部門工作的滿意度

（7）強(qiáng)大的報(bào)表／圖形輸出功能

　　·提供強(qiáng)大的報(bào)表制作與管理工具，用戶可直接設(shè)計(jì)各種所需報(bào)表

　　·提供了靈活報(bào)表生成器，可快速完成各種條件報(bào)表的設(shè)計(jì)，能隨時(shí)進(jìn)行設(shè)計(jì)更改

　　·報(bào)表可輸出到打印機(jī)、Excel電子表格及ASCII文本文件（如提交給銀行的文件）

　　·提供完善的圖形統(tǒng)計(jì)分析功能，輸出的統(tǒng)計(jì)圖形可直接導(dǎo)入MSOffice文檔中，快速形成HR工作報(bào)告

（8）系統(tǒng)安全

　　＊關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，即使系統(tǒng)管理員也無法直接讀取數(shù)據(jù)

　?。O(shè)定用戶對(duì)系統(tǒng)不同模塊的不同級(jí)別操作權(quán)限

　　·建立日志文件，跟蹤記錄用戶對(duì)系統(tǒng)每一次操作的詳細(xì)情況

　　＊建立數(shù)據(jù)定期備份機(jī)制并提供數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)功能第三步如何實(shí)施HRMS企業(yè)在實(shí)施HRMS之前，首先要對(duì)自身作一個(gè)客觀而充分的評(píng)估，然后確定將要實(shí)施的HRMS的范圍與邊界。另一方面，要從自身實(shí)際情況出發(fā)，不能盲目貪大求全，盡可能做到量體裁衣。企業(yè)只有將自己準(zhǔn)確定位，才能找到合適的解決方案。

　　在了解自己的需求之后，就要選擇一家合適的解決方案供應(yīng)商。需要特別指出的是，HRMS解決方案的實(shí)施過程絕不是簡單的產(chǎn)品買賣過程，應(yīng)該視其為一個(gè)完整的項(xiàng)目。項(xiàng)目的實(shí)施過程將分為三個(gè)階段：

　　實(shí)施前與供應(yīng)商配合進(jìn)行需求分析與流程設(shè)計(jì)階段：這個(gè)階段往往會(huì)占據(jù)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期一半以上的時(shí)間，對(duì)HR管理者來講，是一個(gè)難得的整理與完善HR管理運(yùn)作體系的過程，有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。對(duì)供應(yīng)商來講，事先將客戶的需求理順，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施也起著決定性作用。因此，用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這一階段的工作，而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運(yùn)行的效果。

　　系統(tǒng)實(shí)施與客戶化改造階段：需求分析與設(shè)計(jì)階段完成后，供應(yīng)商將會(huì)根據(jù)用戶的特殊需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定制化改造，這期間，用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通，避免用戶需求在定制化過程中走樣。供應(yīng)商在完成所有功能的開發(fā)后，提交給用戶的，還只是一個(gè)系統(tǒng)框架，并不能馬上運(yùn)行，用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進(jìn)行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來。此外，企業(yè)在系統(tǒng)正式運(yùn)行前應(yīng)接受供應(yīng)商關(guān)于使用系統(tǒng)的相關(guān)技能學(xué)習(xí) 。

　　系統(tǒng)應(yīng)用學(xué)習(xí) 階段：實(shí)施過程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，向軟件供應(yīng)商提出改進(jìn)及增設(shè)相應(yīng)模塊的要求，軟件供應(yīng)商應(yīng)積極進(jìn)行跟進(jìn)作二次開發(fā)的工作，確保能滿足企業(yè)不斷變化的管理要求。