交廣 企業(yè)管理 咨詢公司首席專家譚小芳

前言：

一般來說，我們按照傳統(tǒng)的做法，當企業(yè)設(shè)定了一個項目后，參與這個項目的至少會有好幾個部門，包括財務部門、市場部門、行政部門等等，而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產(chǎn)生摩擦，須進行協(xié)調(diào)，而這些無疑會增加項目的成本，影響項目實施的效率。而 項目管理 的做法則不同——

“項目”一詞最早于上個世紀50年代在漢語中出現(xiàn)(對共產(chǎn)主義國家的援外項目)。項目是指一系列獨特的、復雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。項目參數(shù)包括項目范圍、質(zhì)量、成本、時間、資源。

項目管理是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起，在規(guī)定的時間、預算和質(zhì)量目標范圍內(nèi)完成項目的各項工作，即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標。簡單地說，在項目管理方法論上主要有：階段化管理、量化管理和優(yōu)化管理三個方面。

國內(nèi)權(quán)威的項目管理研究專家譚小芳老師表示，項目管理，簡稱（PM）就是項目的管理者，在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標。

不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊，項目經(jīng)理則是項目團隊的領(lǐng)導者，他們所肩負的責任就是領(lǐng)導他的團隊按時 、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現(xiàn)項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執(zhí)行者，他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程，并在時間、成本、質(zhì)量、風險、合同、采購、 人力資源 等各方面對項目進行全方位的管理，因此項目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領(lǐng)域解決的復雜問題，并實現(xiàn)更高的運營效率。

項目可大可小，大到一個跨年度的工程，小到一個辦公室裝修，對企業(yè)而言，都屬于項目管理的范疇。項目可不可行，項目可不可控，項目與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略關(guān)聯(lián)多大，項目如何推進，項目實施驗收，項目預算與核算……等等，都是項目管理的內(nèi)容。有關(guān)項目管理的注意事項經(jīng)過譚小芳老師的總結(jié)，大致有如下5點：

1、項目目標要量化

項目管理之所以有量化管理，其目的在于無論出現(xiàn)任何意外情況，都務必保障所有結(jié)果準確無誤的達成。因此，我們從開始到結(jié)果，都必須以量化的數(shù)據(jù)進行監(jiān)督和檢驗。首先，目標量化要具體到每個細節(jié)，“客戶滿意度要提升20%、市場占有率要提升10%……”，對于所有需要解讀的地方，一定要使每個人確認理解為止，必要時進行抽查核實他們得到的

用數(shù)據(jù)說話，是作為管理者一項必備的素質(zhì)。而，在管理系統(tǒng)中預測、計劃、控制、報告都是以量化的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，可見量化管理在項目管理中的重要性。即使如此，在每日 喊量化管理時，仍存在一些不足。項目管理中涉及四個環(huán)節(jié)，無論是報告式的文字還是表格式的管理工具，數(shù)據(jù)是經(jīng)常見到的。如果有效的避開一些可以避免的錯誤，我們的量化管理才能起到真正的作用。

2、注意企業(yè)風向

一個項目組的存在與工作目標不僅僅是一個項目是否完工，還可能是公司重點工作是否發(fā)生變更，也就是公司“風向”變了。原來企業(yè)高層對項目很關(guān)注，慢慢變得不管不問了，這個時候，你也要注意了，項目組是否要停止了。項目組的工作重點也不是一成不變的，某一個階段需要做哪些工作，哪些工作是重點，哪些工作已經(jīng)過時，項目負責人必須有高度敏感。

企業(yè)風向可以從企業(yè)每個月度的工作例會上了解一二，下個月的重點工作是什么，一般在高層工作通報的文件中。作為項目負責人的呢，要明白哪些是項目組需要加大力度做的，哪些是已經(jīng)完成的，不能再繼續(xù)的。不能等到高層直接電話你，讓項目做什么，你才知道“風向”已經(jīng)變了。

3、項目激勵

一般來說，項目組成立的時候，也會對項目進行規(guī)劃與激勵。項目組規(guī)劃包括時間內(nèi)容規(guī)劃，項目分工，項目制度等。譚小芳老師特別強調(diào)：一旦項目啟動，項目就進入到運作當中，通知什么時間發(fā)文，物料什么時候到位，工作例會什么時間開始，市場部該做什么，渠道部該做什么，這些都要明確。

項目激勵不能少，許多企業(yè)管理者認為，項目組是公司計劃 的，不需要什么激勵。筆者實在不認同這個觀點，項目畢竟是員工“額外”的工作，必須有激勵來刺激。項目組以正激勵為主，小項目有小激勵，大項目有大激勵，謹慎使用負激勵。有時候來看，部分部門負責人參與不多，他只是計劃 下屬員工參與項目組，這個時候需要不需要激勵？需要，因為他畢竟是項目參與者的上司，他的態(tài)度決定了下屬參與的程度，因此，必須進行激勵。

4、嚴格督促

人天生都是有惰性的，能拖的就拖，這個時候，就必須要嚴格督促。沒有督促就沒有成果。督促不僅僅是直接面對面要求他人做事情，可以有多種方式。比如：項目例會、郵件群發(fā)、進度通報等。譚老師建議項目組負責人要學會一些“向上管理”的工具，比如郵件，比如工作聯(lián)絡(luò)函等，工作提醒等。項目負責人搞不定的事情，可能高層看到你的工作提醒，一個電話就計劃 落實了，所以，這些工具務必學會使用。項目組中總會有些人勤快一點，有些人懶惰一些，這個時候就要獎勵積極者，督促后進者。可以用階段例會進行獎勵通報，哪些人做得好就應該及時獲得獎勵。

5、勤于溝通

勤于溝通、敢于溝通，不僅僅是對上，還是對下，都是需要的。首先是對上，一定要與項目領(lǐng)導組組長做好溝通，大膽溝通，勤于匯報工作，特別是在項目初期，高層領(lǐng)導不了解你，不知道你是否能夠勝任，因此，對你也會有所顧忌，怕你不能承擔，這個時候，你要勇于表達自己，表明你的立場：我能。項目進入正常軌道后，溝通不能少，必須讓領(lǐng)導及時知道項目進度，他們心中有底。對下溝通，要大膽“騷擾”別人，除了督促、要求別人做事情，也要找時機拉拉家常，談談心之類。如果項目基金允許的話，可以項目組一起吃個飯，開展體育活動等，來加強溝通。