交廣 企業(yè)管理 咨詢公司首席專家譚小芳
前言:
一般來說,我們按照傳統(tǒng)的做法,當企業(yè)設(shè)定了一個項目后,參與這個項目的至少會有好幾個部門,包括財務部門、市場部門、行政部門等等,而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產(chǎn)生摩擦,須進行協(xié)調(diào),而這些無疑會增加項目的成本,影響項目實施的效率。而 項目管理 的做法則不同——
“項目”一詞最早于上個世紀50年代在漢語中出現(xiàn)(對共產(chǎn)主義國家的援外項目)。項目是指一系列獨特的、復雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動,這些活動有著一個明確的目標或目的,必須在特定的時間、預算、資源限定內(nèi),依據(jù)規(guī)范完成。項目參數(shù)包括項目范圍、質(zhì)量、成本、時間、資源。
項目管理是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起,在規(guī)定的時間、預算和質(zhì)量目標范圍內(nèi)完成項目的各項工作,即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價,以實現(xiàn)項目的目標。簡單地說,在項目管理方法論上主要有:階段化管理、量化管理和優(yōu)化管理三個方面。
國內(nèi)權(quán)威的項目管理研究專家譚小芳老師表示,項目管理,簡稱(PM)就是項目的管理者,在有限的資源約束下,運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論,對項目涉及的全部工作進行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價,以實現(xiàn)項目的目標。
不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊,項目經(jīng)理則是項目團隊的領(lǐng)導者,他們所肩負的責任就是領(lǐng)導他的團隊按時 、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作,在不超出預算的情況下實現(xiàn)項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執(zhí)行者,他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程,并在時間、成本、質(zhì)量、風險、合同、采購、 人力資源 等各方面對項目進行全方位的管理,因此項目管理可以幫助企業(yè)處理需要跨領(lǐng)域解決的復雜問題,并實現(xiàn)更高的運營效率。
項目可大可小,大到一個跨年度的工程,小到一個辦公室裝修,對企業(yè)而言,都屬于項目管理的范疇。項目可不可行,項目可不可控,項目與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略關(guān)聯(lián)多大,項目如何推進,項目實施驗收,項目預算與核算……等等,都是項目管理的內(nèi)容。有關(guān)項目管理的注意事項經(jīng)過譚小芳老師的總結(jié),大致有如下5點:
1、項目目標要量化
項目管理之所以有量化管理,其目的在于無論出現(xiàn)任何意外情況,都務必保障所有結(jié)果準確無誤的達成。因此,我們從開始到結(jié)果,都必須以量化的數(shù)據(jù)進行監(jiān)督和檢驗。首先,目標量化要具體到每個細節(jié),“客戶滿意度要提升20%、市場占有率要提升10%……”,對于所有需要解讀的地方,一定要使每個人確認理解為止,必要時進行抽查核實他們得到的
用數(shù)據(jù)說話,是作為管理者一項必備的素質(zhì)。而,在管理系統(tǒng)中預測、計劃、控制、報告都是以量化的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ),可見量化管理在項目管理中的重要性。即使如此,在每日 喊量化管理時,仍存在一些不足。項目管理中涉及四個環(huán)節(jié),無論是報告式的文字還是表格式的管理工具,數(shù)據(jù)是經(jīng)常見到的。如果有效的避開一些可以避免的錯誤,我們的量化管理才能起到真正的作用。
2、注意企業(yè)風向
一個項目組的存在與工作目標不僅僅是一個項目是否完工,還可能是公司重點工作是否發(fā)生變更,也就是公司“風向”變了。原來企業(yè)高層對項目很關(guān)注,慢慢變得不管不問了,這個時候,你也要注意了,項目組是否要停止了。項目組的工作重點也不是一成不變的,某一個階段需要做哪些工作,哪些工作是重點,哪些工作已經(jīng)過時,項目負責人必須有高度敏感。
企業(yè)風向可以從企業(yè)每個月度的工作例會上了解一二,下個月的重點工作是什么,一般在高層工作通報的文件中。作為項目負責人的呢,要明白哪些是項目組需要加大力度做的,哪些是已經(jīng)完成的,不能再繼續(xù)的。不能等到高層直接電話你,讓項目做什么,你才知道“風向”已經(jīng)變了。
3、項目激勵
一般來說,項目組成立的時候,也會對項目進行規(guī)劃與激勵。項目組規(guī)劃包括時間內(nèi)容規(guī)劃,項目分工,項目制度等。譚小芳老師特別強調(diào):一旦項目啟動,項目就進入到運作當中,通知什么時間發(fā)文,物料什么時候到位,工作例會什么時間開始,市場部該做什么,渠道部該做什么,這些都要明確。
項目激勵不能少,許多企業(yè)管理者認為,項目組是公司計劃 的,不需要什么激勵。筆者實在不認同這個觀點,項目畢竟是員工“額外”的工作,必須有激勵來刺激。項目組以正激勵為主,小項目有小激勵,大項目有大激勵,謹慎使用負激勵。有時候來看,部分部門負責人參與不多,他只是計劃 下屬員工參與項目組,這個時候需要不需要激勵?需要,因為他畢竟是項目參與者的上司,他的態(tài)度決定了下屬參與的程度,因此,必須進行激勵。
4、嚴格督促
人天生都是有惰性的,能拖的就拖,這個時候,就必須要嚴格督促。沒有督促就沒有成果。督促不僅僅是直接面對面要求他人做事情,可以有多種方式。比如:項目例會、郵件群發(fā)、進度通報等。譚老師建議項目組負責人要學會一些“向上管理”的工具,比如郵件,比如工作聯(lián)絡(luò)函等,工作提醒等。項目負責人搞不定的事情,可能高層看到你的工作提醒,一個電話就計劃 落實了,所以,這些工具務必學會使用。項目組中總會有些人勤快一點,有些人懶惰一些,這個時候就要獎勵積極者,督促后進者。可以用階段例會進行獎勵通報,哪些人做得好就應該及時獲得獎勵。
5、勤于溝通
勤于溝通、敢于溝通,不僅僅是對上,還是對下,都是需要的。首先是對上,一定要與項目領(lǐng)導組組長做好溝通,大膽溝通,勤于匯報工作,特別是在項目初期,高層領(lǐng)導不了解你,不知道你是否能夠勝任,因此,對你也會有所顧忌,怕你不能承擔,這個時候,你要勇于表達自己,表明你的立場:我能。項目進入正常軌道后,溝通不能少,必須讓領(lǐng)導及時知道項目進度,他們心中有底。對下溝通,要大膽“騷擾”別人,除了督促、要求別人做事情,也要找時機拉拉家常,談談心之類。如果項目基金允許的話,可以項目組一起吃個飯,開展體育活動等,來加強溝通。