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  2013年10月03日    eNet硅谷動力      
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隨著信息化進程的加速,OA軟件迅速普及,媒體和廠商都在大力宣傳,各種概念、觀點、產(chǎn)品紛至沓來。國內(nèi)很多企業(yè)實施了OA軟件,相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇,但在選與被選之間總有諸多"不對稱",以致背道而馳,難于"雙贏"。那么企業(yè)如何正確認識OA軟件?在OA選型中存在哪些誤區(qū)呢?
 
  誤區(qū)一:認為OA軟件就是行政辦公,就是收發(fā)文。

  在OA軟件出現(xiàn)初期,OA辦公軟件的主要用戶是政府和事業(yè)單位。但是伴隨著OA軟件的逐步發(fā)展,目前企業(yè)也成為了OA軟件應(yīng)用的廣泛對象,OA軟件也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng),OA軟件發(fā)生了質(zhì)的變化。OA作為辦公系統(tǒng),它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員,成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。除日常行政辦公支持外,更有效規(guī)范業(yè)務(wù)流程的審批(如采購流程,合同審批,出差,借款,資金的審批)等。

  誤區(qū)二:認為OA軟件只是文件的審批和管理。

  OA軟件不僅僅是文件的審批和管理,關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進行企業(yè)管理最終一定要跟財務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián),才能最大化發(fā)生作用。比如:在OA軟件的應(yīng)用企業(yè)中,很少企業(yè)拋棄報銷,借款,付款等審批流程,傳統(tǒng)手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能走下一個審批。而電子化報銷流程的好處,是把管理和財務(wù)的職能進行了區(qū)分,快速解決員工財務(wù)費用報銷流程處理復(fù)雜困難的問題

  誤區(qū)三:認為OA軟件很簡單,是ERP的一部分,從屬于其他系統(tǒng)。

  OA軟件的管理思想與ERP完全不一樣,ERP主要注重在物料,物流,資金的管理,是以結(jié)果為導向。OA軟件注重對人和過程的管理,強調(diào)靈活性和協(xié)同性!OA軟件以工作流為血脈的核心,在OA軟件平臺上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊。同時OA軟件的牽涉的范圍比ERP要廣得多,涉及到各個部門的應(yīng)用,可以將不同的信息按照部門、權(quán)限推送給有用的人。所以O(shè)A軟件現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺,作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。

  誤區(qū)四:認為OA軟件的終極目標就是手工轉(zhuǎn)為電子化。

  對于OA軟件來說,手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA軟件的第一步。OA軟件的關(guān)鍵是對管理進行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對企業(yè)管理核心有幾方面:

  第一:電子化的流程審批,提升企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力;

  第二:OA軟件的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù);

  第三:規(guī)范公司的管理,避免人為的因素;

  第四:部門與部門,員工與員工之間信息的溝通和共享;

  第五:知識的沉淀和痕跡的保留;

  第六:加強對員工日常行為的考核;

  誤區(qū)五:認為OA軟件實施很簡單,只是信息部門的事情。

  OA作為管理軟件,最終應(yīng)用到企業(yè)。OA軟件是否能真正提高且的執(zhí)行力度,關(guān)鍵在于是否能得到全員化的應(yīng)用。軟件只是一個工具,關(guān)鍵靠人去用,企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導層重視程度,以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力,兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動,最終只會導致在整個公司應(yīng)用的失敗。

  誤區(qū)六:認為OA軟件馬上就可見到效果、一蹴而就。

  OA軟件是一個系統(tǒng)工程,需要整體規(guī)劃、分步實施,關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切,最關(guān)鍵,見效最快的需求先提煉出來,在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用,然后在擴展新的需求。OA軟件的深度和廣度可以很深很廣,很多企業(yè)因為對OA的規(guī)劃不了解,所以導致OA軟件在應(yīng)用過一段時間以后遇到瓶頸。

  企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路,推廣和實施OA軟件,根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng),更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善,促進企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA軟件或OA軟件的選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求,轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點,從OA軟件真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā),從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā),選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。
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