于泳泓 安元管理顧問(wèn)有限公司董事CEO

　　“如果我會(huì)死,我希望死在會(huì)議上。因?yàn)橛缮剿赖霓D(zhuǎn)變,沒(méi)有人會(huì)查覺(jué)到。”一句西方俗諺,道盡了現(xiàn)代人對(duì)于會(huì)議的無(wú)奈。

　　舉凡研究事理之解決,一人謂之獨(dú)思,二人謂之對(duì)話,三人以上而循一定之規(guī)則,謂之會(huì)議。因此,會(huì)議有三個(gè)基本要件:①必須是研究事理之解決;②必須三人以上;③必須依循一定之規(guī)則。

　　議事學(xué)基本原則,指引了一般會(huì)議管理的規(guī)定以及我們主持或參與一些會(huì)議的基本精神,它包括:有議事規(guī)則的存在,系為增進(jìn)業(yè)務(wù)處理與提升合作協(xié)調(diào);會(huì)議中所有的會(huì)員擁有平等的權(quán)利與責(zé)任,多數(shù)的一方有權(quán)做決定,少數(shù)的一方有權(quán)做辯護(hù);法定的會(huì)議規(guī)則必須有足夠的法定人數(shù);每一項(xiàng)動(dòng)議必須經(jīng)過(guò)自由而充分的討論;會(huì)議的任何時(shí)候,一個(gè)時(shí)間只能討論一個(gè)問(wèn)題;在任何時(shí)間,每位會(huì)員都有權(quán)利知道現(xiàn)在正在進(jìn)行中懸而未決的問(wèn)題,同時(shí)在表決前加以重述;會(huì)議中的會(huì)員發(fā)言,必須得到主席的許可;對(duì)同一個(gè)問(wèn)題,在他人第一次發(fā)言尚未結(jié)束之前,任何人都不可以要求第二次發(fā)言;會(huì)議主席必須嚴(yán)守公正立場(chǎng)沒(méi)有偏頗。

　　這些議事學(xué)的基本原則,用于組織會(huì)議時(shí),雖然顯得過(guò)于嚴(yán)格縝密,但大方向卻是正確的。在我們的組織或企業(yè)里,天天發(fā)生著的各式各樣的會(huì)議,涉及每一個(gè)人的日常工作、涵蓋重要的組織策略制定,所以未接受正式會(huì)議訓(xùn)練的人,也都習(xí)以為常地被認(rèn)為能夠處理會(huì)議問(wèn)題。據(jù)我個(gè)人的觀察與統(tǒng)計(jì):第一,越是高級(jí)的經(jīng)理人,花在會(huì)議上的時(shí)間就越多,平均來(lái)看,他們平均有30%以上的時(shí)間用來(lái)開(kāi)會(huì),接下來(lái)就是與會(huì)議脫不了關(guān)系的會(huì)前準(zhǔn)備與會(huì)后追蹤;第二,越是經(jīng)常負(fù)責(zé)召開(kāi)會(huì)議的人,他們主持或管理控制會(huì)議的情況,就越有改善的空間,能掌握好會(huì)議的人,還真的是少數(shù)。

　　有人將會(huì)議的組成,用 “豺狼必與綿羊羔同居,豹子與山羊羔同臥;少壯獅子與牛犢,并肥畜同群”來(lái)形容,有點(diǎn)諷刺,卻頗為生動(dòng)。在會(huì)議的組成中,由一群不同職位、不同專(zhuān)業(yè)、不同立嘗不同心理預(yù)期的人,聚集在一起為了達(dá)成某些程度的共識(shí)或結(jié)論,先天上確實(shí)是有它的難處。所以,會(huì)議管理變成經(jīng)理人的必修課,主持會(huì)議就變成領(lǐng)導(dǎo)者一定要下功夫去學(xué)習(xí)的基本能力。

　　你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎？

　　國(guó)人開(kāi)會(huì)常見(jiàn)的問(wèn)題,從隨性開(kāi)會(huì)、不了解或缺乏會(huì)議規(guī)范、變成主席或某位出席者的演講會(huì)、變成演講比賽、會(huì)議中為發(fā)言而發(fā)言、為反對(duì)而反對(duì)、為捧場(chǎng)而參與或同意、為奉承或出風(fēng)頭而臨時(shí)動(dòng)議,到最后會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果,這些都是稀松平常的事。

　　會(huì)議主持者的特質(zhì),必須果斷堅(jiān)毅,態(tài)度誠(chéng)懇,立場(chǎng)超然,他必須做到時(shí)間與步調(diào)的掌握,依計(jì)劃時(shí)程宣布開(kāi)會(huì)、散會(huì)或休息,按照程序主持會(huì)議的進(jìn)行。還有困難的是必須維持會(huì)場(chǎng)秩序,并確保議事規(guī)則之遵行,讓多話的適可而止,讓無(wú)言的敢于表達(dá),答復(fù)并面對(duì)會(huì)議中的詢問(wèn)與質(zhì)疑,及決定權(quán)宜問(wèn)題與秩序問(wèn)題,將議案付諸討論及表決,并宣布表決結(jié)果甚至于完成法定程序。要完成以上這些事情,會(huì)議主持者必須擁有相當(dāng)?shù)腎Q、EQ及RQ,然后又要能夠臨場(chǎng)反應(yīng),亂中有序。再次是與會(huì)的人,會(huì)議對(duì)他們的挑戰(zhàn)相比較小,但也必須在會(huì)議前做足功課,必須充分閱讀會(huì)議數(shù)據(jù),準(zhǔn)備會(huì)議的發(fā)言與既定目標(biāo),然后與會(huì)時(shí)遵循會(huì)議規(guī)則清楚表達(dá)。

　　開(kāi)會(huì)能不能省一??？

　　首先,我們必須檢討開(kāi)會(huì)的必要性。召開(kāi)會(huì)議是否符合規(guī)定,能否促進(jìn)協(xié)調(diào)、溝通及集思廣益,對(duì)工作推動(dòng)及目標(biāo)達(dá)成有無(wú)必要,在時(shí)效上有否其他更有效的替代方式？倘若以電話、公函或會(huì)簽等方式可以產(chǎn)生預(yù)期效果,會(huì)議主持人或出席人員不能充分準(zhǔn)備、時(shí)機(jī)不適當(dāng)以致會(huì)議肯定不能產(chǎn)生預(yù)期效果,召開(kāi)會(huì)議的花費(fèi)太大,就應(yīng)該以其他方式來(lái)取代會(huì)議?，F(xiàn)在許多跨國(guó)跨區(qū)的公司,會(huì)議人員召集的可能性或成本都是一大挑戰(zhàn),于是,利用網(wǎng)絡(luò)討論區(qū),先行收集與會(huì)人員意見(jiàn)后匯總,再來(lái)開(kāi)會(huì)或取代開(kāi)會(huì),都能大大提高會(huì)議的效率與效能。

　　整個(gè)會(huì)議管理的內(nèi)涵包括:會(huì)議的對(duì)內(nèi)對(duì)外管理,會(huì)議結(jié)論的決策模式,會(huì)議成本估算,會(huì)議的規(guī)劃、準(zhǔn)備、組成與規(guī)則,會(huì)議的流程與控制,會(huì)議的參與及發(fā)言、共識(shí)引導(dǎo),會(huì)議決議的追蹤落實(shí),等等。其中要特別注意的是兩件事。第一,會(huì)議的決策模式是影響決策質(zhì)量的關(guān)鍵。一般而言,會(huì)議必須遵守“力的原理”,亦即會(huì)議的最后決定,必須是代表最多數(shù)意見(jiàn)的決定,也稱(chēng)為“服從多數(shù)原則”。其次是“理的原理”,在服從多數(shù)的原則下,少數(shù)者的權(quán)利,亦不應(yīng)受到打壓,此稱(chēng)為“尊重少數(shù)原則”。多數(shù)決策的模式,是效率最高但質(zhì)量卻絕不一定能確保是最好的,例如用在戰(zhàn)略的制定或頭腦風(fēng)暴時(shí),許多少數(shù)或奇特的想法,在會(huì)議有限的時(shí)間內(nèi),未必能夠獲得廣泛的支持與理解,這時(shí)如果主持人徑自付諸表決,有可能會(huì)斷送一個(gè)寶貴的點(diǎn)子,這時(shí)就不如擱置留待進(jìn)一步的評(píng)估。此外,高層會(huì)議如董事會(huì)會(huì)議,每位董事的意見(jiàn)都極為重要,如果董事會(huì)的決議,動(dòng)輒需要看表決結(jié)果而不是董事們的共識(shí)與妥協(xié),動(dòng)輒表決只會(huì)種下日后嚴(yán)重沖突的后果;此時(shí)應(yīng)該休會(huì)尋求溝通與共識(shí)。所以,舶來(lái)的力的原理與少數(shù)服從多數(shù),未必是最好的決策模式。西方運(yùn)用票決的合宜性,原本就比東方來(lái)得高,也來(lái)得習(xí)慣。

　　第二,會(huì)議成本。會(huì)議成本應(yīng)該包括直接成本,如召開(kāi)會(huì)議的準(zhǔn)備成本、會(huì)議室的成本、與會(huì)人員的成本。間接成本,如與會(huì)人員因?yàn)闊o(wú)法工作所流失的產(chǎn)能、額外加班或因?yàn)闀?huì)議延誤工作的加班成本、影響他人的成本或其他流失的機(jī)會(huì)成本,等等。

　　沒(méi)有任何一項(xiàng)規(guī)定要求公司必須制定具體執(zhí)行的會(huì)議管理辦法,但會(huì)議的管理,確實(shí)應(yīng)該在公司內(nèi)部制定章程或相關(guān)會(huì)議管理辦法,來(lái)規(guī)范公司內(nèi)的各種會(huì)議類(lèi)別及分級(jí)、會(huì)議原則與規(guī)定、會(huì)議決議及追蹤、會(huì)議記錄與存盤(pán)規(guī)定、會(huì)議室管理,等等。會(huì)議的真正精神所在是借著會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程,通過(guò)人與人之間智慧的交流,情感與理性的良性互動(dòng),產(chǎn)生互信與有價(jià)值的共識(shí),作為行動(dòng)的共同準(zhǔn)據(jù)。然而,“一人一把號(hào),各吹各的調(diào)”、“會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的事實(shí)總是天天上演著。要做好會(huì)議管理,除了有清楚的管理規(guī)范與訓(xùn)練外,最好是養(yǎng)成能不開(kāi)會(huì)就以其他方式取代的習(xí)慣,做好時(shí)間管理,追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行。我的一家客戶,為了解決會(huì)議泛濫的問(wèn)題,就想出兩個(gè)挺有效的殺手锏:第一步,在每一間大嗅議室中張貼該會(huì)議室每小時(shí)的開(kāi)會(huì)成本;第二步,會(huì)議室內(nèi)什么都有,就是沒(méi)有椅子,大家站著開(kāi)會(huì)。