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  2013年10月03日    牛津管理評論      
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管理層以各種指標來評價各部門履行職能的績效,如成本、服務(wù)、質(zhì)量和風險。不同公司采用的標準大同小異,但是采用這些標準比較的挑戰(zhàn)在于:

  不同公司采用不同方法計算所有成本,某個職能在某些企業(yè)的組織單元間分散執(zhí)行,而在另外某些企業(yè)集中執(zhí)行某些企業(yè)將某一職能外包,而其他企業(yè)在公司內(nèi)部處理,以及企業(yè)在做比較時沒有行業(yè)標準。

  但是如果采用總擁有成本模式進行計算,這些挑戰(zhàn)就可以得到解決。

  SOURCINGANALYTICS機構(gòu)針對醫(yī)療和福利管理的成本展開研究,并將在企業(yè)內(nèi)部處理的

  成本和外包給AutomaticDataProcessing公司的成本進行了對比。研究發(fā)現(xiàn),平均而言,每位員工的福利管外包成本要比在公司內(nèi)部開展的成本低。

  此外,在外包同時使用ADP員工呼叫中心支持的企業(yè),其每位雇員的平均成本要比有外包但未使用呼叫中心的企業(yè)低。

  本白皮書是量化福利管理成本的首個研究。雖然之前有不少研究涉及到了醫(yī)療開支,但是并未與管理聯(lián)系起來。

  本白皮書由AutomaticDataProcessing,Inc.贊助制作。白皮書將對研究方法進行介紹,并詳細闡述以下主要發(fā)現(xiàn):

  平均而言,外包福利管理比公司內(nèi)部管理成本低。

  在外包同時采納員工呼叫中心服務(wù)的企業(yè),其平均TCO要比單單外包,為采用呼叫中心的企業(yè)成本低。

  上述成本關(guān)系在各類規(guī)模的企業(yè)中都存在。

  無論福利項目的復(fù)雜性,上述成本關(guān)系俱適用。

  本研究發(fā)現(xiàn),外包福利管理的企業(yè)員工比在內(nèi)部管理福利的企業(yè)員工更傾向于使用基于網(wǎng)絡(luò)的雇員自助服務(wù)技術(shù),這進一步降低了成本。

  OURCING ANALYTICS機構(gòu)受ADP委托,針對擁有超過1干名雇員的企業(yè)展開調(diào)查。本研究的目的是:

  明確醫(yī)療和福利管理的TCO組成,

  確定醫(yī)療和福利管理的總擁有成本,以及

  將內(nèi)部管理的成本與外包給ADP的成本進行比較。為了收集到完成本研究所需的數(shù)據(jù),SOURC,NG ANALYTICS機構(gòu)設(shè)計了一個獨立的調(diào)查工具,并在2005年第二季度推出。接受調(diào)查的人士包括福利管理的負責人。在2005年7月31日前

  收到所有回復(fù),所有企業(yè)提供了關(guān)于其內(nèi)部成本或者外包給ADP的費用,所有調(diào)查人員都得到一份量身定做的報告。

  為了確保所有TCO都以同樣的方式計算,SOURCING ANALYTICS機構(gòu)為TCO各組成收集好成本信息。作為調(diào)查的一部分,提供了各組成的詳細描述,所以SOURC,ANALYTICS機構(gòu)能精確確定成本的每個部分。數(shù)據(jù)不在正常的分布范圍內(nèi)的,將聯(lián)系受訪者確認,如果是錯誤將糾正,如果是例外情況將保留。未經(jīng)受訪者認可和同意,數(shù)據(jù)不會做任何修改。

  對于本研究,TCO被普遍接受的定義為:

  初始系統(tǒng)安裝成本

  最后一次重大升級的成本

  管理的人工成本

  管理的非人工成本(企業(yè)管理費用,設(shè)施

  維護系統(tǒng)的人工成本

  維護系統(tǒng)的非人工成本(企業(yè)管理費用,設(shè)施,維護合同等

  ADP費用。

  不論管理采用何種服務(wù)的模式,此方法旨在收集所有成本調(diào)查設(shè)計為收集公司內(nèi)部成本和外部成本,無論是外包費用、咨詢費用、系統(tǒng)費用等。雖終的TCO計算模式在每個接受調(diào)查的

  組群中都是一樣的。

  醫(yī)療和福利管理的定義,對于本調(diào)查如何收集信息非常關(guān)鍵。對管理不同的看法將導致不同的結(jié)果。

  本研究,該管理被定義為:

  確定系列福利方案是否適用,

  向員工介紹適用的方案,

  在雇傭時管理福利申請,

  基于狀態(tài)改變管理福利申請,

  在年度福利申請時管理申請,

  管理運營商廂利提供商網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)流,

  以及管理薪酬系統(tǒng)中福利扣繳信息流。

  涉及計劃類型包括標準醫(yī)療和分組福利計劃類型。對于本研究,考慮了一下福利類型:

  醫(yī)療 補充LTD

  牙醫(yī) 意外死亡及斷肢

  視覺/聽覺 個人負擔

  基本員工壽命 FSA

  短期殘疾 FSA

  補充STD 通勤福利

  長期殘疾 長期護理

  補充壽命自愿福利

  36家公司參與了本研究。

  20家公司在內(nèi)部管理福利

  16家外包給ADP。

  企業(yè)平均規(guī)模為5,700名員工。

  平均享用福利的員工人數(shù)為4,155。

  外包給APD的企業(yè)福利管理平均TCO比在公司內(nèi)部處理的企業(yè)低。在內(nèi)部處理的企業(yè)中,每位員工每年的平均TCO為199美元。

  參與調(diào)查的ADP客戶的平均TCO為165美元。平均而言,外包TCO比內(nèi)部處理的TCO低17%。

  平均中間值的差異更證明了這個現(xiàn)象:210美元vs.154美元,外包給ADP的客戶的TCO乎均中間值比內(nèi)部處理的低27%。

  本研究第一次為行政費用比較提供了比較標準。毫無疑問,外包比公司內(nèi)部處理更能節(jié)約成本,但是卻不意味著外包一定就能節(jié)約成本。事實上,在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn),對于兩種服務(wù)交付模式,都有公司在平均線上或線下。

  本研究表明,如何外包,對TCO有著重大影響。如果我們細分外包給ADP的企業(yè),可以發(fā)現(xiàn)44%的未簽訂員工呼叫中心支持的合同,而56%的簽訂了該合同。我們分別計算了使用ADP呼叫中心服務(wù)企業(yè)和未使用該服務(wù)企業(yè)的平均TCO。我們發(fā)現(xiàn)之間有著顯著差異。對于在其外包協(xié)議中加入了員工呼叫中心服務(wù)的企業(yè),其平均TCO比有外包但未含有該服務(wù)的企業(yè)低,平均TCO為182美元vs.151美元,中間值為151美元vs.138美元。

  由此我們可以得出結(jié)論,外包比公司內(nèi)部更節(jié)約成本,而綜合性的外包解決方案將提供更大的成本節(jié)約機會。最大的節(jié)約帶呼叫中心的外包平均可比公司內(nèi)部處理節(jié)約24%的成本。

  人們普遍接受,外包行政職能更符合成本效益,但這也取決于公司規(guī)模以及所要外包服務(wù)的性質(zhì)。對于某些行政職能,小公司可能受益最大。 對于某些職能,只有大公司可能才享受到外包的優(yōu)勢。

  為了更好地理解福利管理這一動態(tài)關(guān)系,我們針對公司的平均TCO展開分析。為了便于對比,企業(yè)規(guī)模確定為有權(quán)享用福利的雇員數(shù)量,并分為1,000-1,999人:2,000—4,999人:以及5,000人以上三組。

  我們發(fā)現(xiàn),公司內(nèi)部、外包和含有呼叫中心外包的成本關(guān)系也是存在的。這三組展示出每個不同規(guī)模組群的成本關(guān)系是相對一致的。

  在每個規(guī)模組別中,我們都能看到外包TCO比內(nèi)部處理更低。我們也看到,一起外包呼叫中心是成本最低的。

  請注意,在研究中,所有外包給ADP的,享受福利人數(shù)超過5千的雇主都將選擇將其呼叫中心外包。

  特別有趣的是,在1000—2,000名雇員的企業(yè)中,也可以從外和呼叫中心服務(wù)中受益。這個組別中企業(yè)的平均TCO比在內(nèi)出處理的同類規(guī)模企業(yè)低26%,且比未外包呼叫中心的企業(yè)低17%。

  一般來說,人們認為越是復(fù)雜的福利計劃,其管理越困難,成本越高。

  但是如何界定復(fù)雜性?對于本研究,我們將復(fù)雜性定義為規(guī)劃方案的數(shù)量,以及需要報告給運營商的數(shù)據(jù)數(shù)量,等等。當以這種方式打分,研究對象的平均復(fù)雜性為35.8個“復(fù)雜點”。

  復(fù)雜性的中位數(shù)為28個復(fù)雜點。為了便于比較,我們將復(fù)雜點在30和以上的所有企業(yè)歸為高復(fù)雜性,在29或以下的所有企業(yè)歸為低復(fù)雜性。

  我們發(fā)現(xiàn),平均而言,復(fù)雜性越高的規(guī)劃,其管理成本越高,但是如果將規(guī)劃外包為ADP,并配以呼叫中心支持,那么情況就不一樣。在高復(fù)雜性的企業(yè)組別中,企業(yè)規(guī)模越大成本越可能

  下降,而在其他組別則不一定。

  對于高復(fù)雜性的方案,如果外包給ADP,那么將更能獲得規(guī)模經(jīng)濟優(yōu)勢。我們可以推測,方案的復(fù)雜性越高,員工需要協(xié)助的程度越大,而最好的辦法是以呼叫中心的形式提供支持。帶呼

  叫中心的外包,并配以相應(yīng)的技術(shù),將顯著降低高復(fù)雜性方案的平均TCO。

  利用外包成本節(jié)約并不只限于非常復(fù)雜的計劃。即使在較低復(fù)雜度的組別,我們看到內(nèi)部管理、外包管理和配呼叫中心外包管理的成本也基本類似。這點對一些人來說可能是意外。人們

  普遍認為,規(guī)模較孝復(fù)雜性較低的方案在內(nèi)部管理更有效,本研究表明情況不一定是這樣。

  另外值得注意的是,平均而言,在外包給ADP的研究對象中,其方案的復(fù)雜性比在內(nèi)部處理的

  企業(yè)高38%。

  比較成本的一個常見挑戰(zhàn)是不同公司間服務(wù)水準的差異,而這往往很難量化。我們能不能由于推測內(nèi)部管理可為員工提供更高水準的服務(wù),所以成本就應(yīng)該更高?而研究數(shù)據(jù)表明,事實并

  非如此。

  事實上,基于網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)由ADP外包提供給雇員效果更好。對于公開的福利申請,外包給ADP的企業(yè)員工使用此服務(wù)的數(shù)量是內(nèi)部處理的4倍。對于不斷變化的申請和新進人員的申請,ADP的客戶在使用基于網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)上是內(nèi)部處理企業(yè)員工的18倍。

  分組研究結(jié)果顯示,平均而言,外包不僅更符合成本效益,而且還能為外包的企業(yè)提供額外服務(wù)。

  為獲得法案的相關(guān)合規(guī)成本,此項調(diào)查還開發(fā)出了相應(yīng)的工具。很遺憾的是,絕大多數(shù)受訪者無法量化這些合規(guī)成本。在某些情況下,只能收集到公司范圍內(nèi)的成本,但是福利管理相關(guān)成本無法獲得。

  因此,本調(diào)查涉及的TCO不包括法案的合規(guī)成本。

  但是我們知道,對于將業(yè)務(wù)外包給ADP的公司,由獨立審計師開展的Type SAS 70檢查的成本可由ADP承擔,這將減輕法案合規(guī)的部分費用。能減少多少成本,這取決于公司的審計師及其政策。

  本研究發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象是:外包公司的TCO差異很大。但差異也和ADP的費用有聯(lián)系。當ADP費用占總體成本的百分比較低時,TCO就會趨高。原因很可能是外包部分業(yè)務(wù)的公司不能最大限度地降低內(nèi)部成本。

  我們看到,8家有最高TCO的ADP客戶,平均而言,58%的成本來自內(nèi)部。對于8家最低TCO的ADP客戶,我們看到只有42%的總成本來自內(nèi)部。總擁有成本最低的8家公司的平均TCO大約是最高日家公司的一半。

  這表明,在外包中存在“最佳實踐”。已外包的公司或正準備外包的公司應(yīng)仔細規(guī)劃,以確保未來從外包中獲得最大的經(jīng)濟價值。8家有量高TCO的公司如果他們重新審視內(nèi)部處理的流程及其相應(yīng)的人員編制模式,可在未來進一步降低成本。

  對于已經(jīng)外包和正在考慮外包福利管理的企業(yè),應(yīng)仔細審視其目前和未來的成本,以保證獲得最大價值,避免意外。

  我們可以從研究的結(jié)果中看到,將福利管理外包給ADP可以為所有企業(yè)降低成本。我們看到,平均而言,無論規(guī)模和復(fù)雜性,如果企業(yè)采用外包,其成本都將低于內(nèi)部處理產(chǎn)生的成本。此外,外包給ADP還能通過基于網(wǎng)絡(luò)的年度申請和持續(xù)變更的管理提高服務(wù)水準。

  讀者也可根據(jù)部分結(jié)論對更大的外包市場的成本進行總結(jié),但是,本調(diào)查并未采集其他外包提供商的客戶的成本。

  雖然研究顯示,外包可以顯著減少醫(yī)療和福利管理總成本,但是并不意味外包一定能取得這些效果。要實現(xiàn)有效外包,需要仔細規(guī)劃和嚴格審查。

  流程管理可從了解行政職能的成本開始。事實上,深入理解行政成本可促進目標流程改善。請掌握總擁有成本,而不是獨立的成本,這將為流程改善和成本對比提供有效的數(shù)據(jù)。

  對于已經(jīng)外包和正在考慮外包福利管理的企業(yè),應(yīng)仔細審視其目前和未來的成本,以保證獲得最大價值,避免意外。

  我們可以從研究的結(jié)果中看到,將福利管理外包給ADP可以為所有企業(yè)降低成本。我們看到,平均而言,無論規(guī)模和復(fù)雜性,如果企業(yè)采用外包,其成本都將低于內(nèi)部處理產(chǎn)生的成本。此外,外包給ADP還能通過基于網(wǎng)絡(luò)的年度申請和持續(xù)變更的管理提高服務(wù)水準。

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