如今提到會(huì)議，詬病者居多。而，詬病者也多止于“破”，對如何“立”，則避而不談，很少給出方法和步驟，敢承諾出結(jié)果的人更少。

　　清議者，在方法論的世界里，同樣不受歡迎。

　　對“怎樣開好一次會(huì)議”這一常規(guī)難題，本文努力試圖從會(huì)議的作用、存在的誤區(qū)、包含的核心要素三個(gè)方面解讀，并在核心要素中提煉出會(huì)議流程計(jì)劃和控制檢驗(yàn)作為重點(diǎn)闡述對象，以此給讀者一個(gè)明晰的了解。

　　1、會(huì)議的作用，即解決了什么問題

　　會(huì)議存在的根基在于它是一個(gè)團(tuán)體行為，一對一我們更愿意稱之為溝通。會(huì)議的作用，也在告訴我們，當(dāng)發(fā)現(xiàn)用一對一溝通的成本將大于會(huì)議成本的時(shí)候，會(huì)議才有存在的價(jià)值和意義。

　　至于會(huì)議有什么作用，以下例舉了四個(gè)方面，供討論參考：

　　A、通知指導(dǎo)有效溝通

　　這里之所以提到“指導(dǎo)”和“溝通”，說出了會(huì)議不僅是通知告知的作用，它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺(tái)，不僅僅是信息的輸出還有信息的反潰

　　一旦，產(chǎn)生反饋，會(huì)議就有了“管理”功能。

　　在團(tuán)隊(duì)管理中，日常會(huì)有很多常規(guī)會(huì)議，筆者曾將所率團(tuán)隊(duì)會(huì)議化為“三級(jí)會(huì)議”，基層員工每日晨會(huì)、中層管理每周例會(huì)、高層管理每月匯報(bào)，并在常規(guī)會(huì)議中，不斷穿插非常規(guī)高層見面會(huì)，隨時(shí)把控進(jìn)度保證結(jié)果的提前超額完成。

　　這些常規(guī)會(huì)議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團(tuán)隊(duì)的紐帶和橋梁。通過這些會(huì)議，高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行，市場的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會(huì)議中，會(huì)議真正起到了管理效用。

　　管理，不僅是上對下的管理，還是下對上的反饋，會(huì)議在這里就起到這個(gè)作用。

　　B、發(fā)現(xiàn)問題解決問題

　　關(guān)于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，這是對會(huì)議最常見的認(rèn)識(shí)。而，會(huì)議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問題，或者一味地解決同一個(gè)問題，會(huì)議成為形式，每日 的會(huì)議都圍繞在有意義沒有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問題上。

　　因?yàn)?，個(gè)人能力的局限，會(huì)議解決問題的優(yōu)勢在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進(jìn)而得到或超過原定的目標(biāo)。

　　案例：某辦事處每日 晨會(huì)，每人都闡述自己一天遇到的問題，要么大家都遇到了同一問題，要么就遇到了昨天的問題，主持會(huì)議者每日 為解決此類問題樂此不疲，下面人則在不斷的重復(fù)中厭倦。

　　此例中，會(huì)議起到的發(fā)現(xiàn)問題解決問題這一作用，就打了折扣。他們在發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，但沒有做到真正的發(fā)現(xiàn)和解決問題。并，沒有發(fā)揮集思廣益的優(yōu)勢，否則每次會(huì)議不會(huì)是“又是老問題”。

　　C、總結(jié)激勵(lì)統(tǒng)一思想

　　會(huì)議是一個(gè)時(shí)間進(jìn)度的節(jié)點(diǎn)，它往往能將渙散的思想進(jìn)行整理統(tǒng)一并組裝成具有戰(zhàn)斗力的新思想，在二戰(zhàn)中，我們黨能出現(xiàn)空前的團(tuán)結(jié)并不斷發(fā)展壯大和歷次整風(fēng)運(yùn)動(dòng)的會(huì)議不無關(guān)系。

　　私下也曾經(jīng)常與很多有思想的朋友談及此事，一切組織的發(fā)展中，要數(shù)政府與軍隊(duì)這類的組織模式發(fā)展最為成熟。他們經(jīng)歷了數(shù)千年的變革和演化，已經(jīng)可以成為商業(yè)組織模仿的對象，設(shè)立各地辦事處，商戰(zhàn)亦可借用兵法，而政府和軍隊(duì)經(jīng)常使用的會(huì)議制度，也是管理的一種重要的形式。

　　重大勝利和失敗，往往源于一次會(huì)議。

　　但，當(dāng)會(huì)議走向另一個(gè)極端，就是對會(huì)議的誤解，文山會(huì)海不是說會(huì)議的復(fù)雜，而是人對會(huì)議的誤解，其根源在于人的腦袋。

　　2、會(huì)議存在哪些誤區(qū)

　　上面提到一個(gè)會(huì)議的誤區(qū)，說的是會(huì)議發(fā)現(xiàn)了問題，并且解決了問題，但是，這些發(fā)現(xiàn)和解決每日 都會(huì)重復(fù)，會(huì)議的作用打了折扣。

　　但，更多的是下面幾個(gè)方面。

　　A、會(huì)而不議、議而不決、決而無果

　　整個(gè)會(huì)議在吵鬧、熱鬧中結(jié)束，至于會(huì)議解決了什么問題，做出了什么決定，下步是什么規(guī)劃，沒有人記住，或許有這個(gè)模塊，也進(jìn)行了討論，但是沒有人記祝

　　點(diǎn)評：會(huì)議，此時(shí)成了積極解決問題者的辯論會(huì)，他們沒有能力控制會(huì)議引導(dǎo)會(huì)議向著一個(gè)明確的方向前進(jìn)，能做的是調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性，但積極性這艘船駛向何方，不得而知。

　　建議：作為會(huì)議的主持者，務(wù)必了解會(huì)議的集思廣益會(huì)帶來很多干擾問題，這些干擾問題不是我們解決的核心問題，都能進(jìn)行篩選排除，集中精力和時(shí)間將所有人的思路都調(diào)集到目前當(dāng)下遇到的第一重要問題上，并對接下來的所有問題進(jìn)行重要性排序，依次逐個(gè)的解決所有問題。為了能將方法論變成生產(chǎn)力，會(huì)議最好能將責(zé)任落實(shí)到人頭上，逐個(gè)進(jìn)行跟蹤考核。

　　主持會(huì)議者，務(wù)必明白會(huì)議的務(wù)實(shí)性，無決無果的會(huì)議都是官僚的表現(xiàn)，對于一個(gè)利潤為導(dǎo)向的商業(yè)組織來說，玩不起。

　　B、無主題無目標(biāo)-思想混亂

　　與會(huì)者被臨時(shí)調(diào)集，主持人開場即扔出大量信息，多個(gè)信息交叉使得與會(huì)者既想解決問題，又覺得無從下手。每個(gè)人關(guān)注的焦點(diǎn)不同，其背景也各異，最終會(huì)議在一片積極爭論中迷失方向。

　　點(diǎn)評：會(huì)議的主持者往往希望與會(huì)者能積極參與解決問題，而與會(huì)者總是希望主持人能給予啟發(fā)或是指導(dǎo)，雙方的理解和希望產(chǎn)生“期待空隙”，思想沒有交叉，會(huì)議不但開著累，而且沒有成就感，每個(gè)人都在趕，最終也沒趕出想要的結(jié)果來。

　　建議：無論是臨時(shí)召集還是事先預(yù)備，明確的主題和目標(biāo)是必須要向所有與會(huì)者宣告的。必要時(shí)，這些主題和目標(biāo)要寫在看板上，時(shí)刻提醒所有與會(huì)者將所有精力放在這些主題和目標(biāo)上，在會(huì)議的最后，將結(jié)果和目標(biāo)進(jìn)行比照。

　　C、無秩序無規(guī)矩-現(xiàn)躊亂

　　會(huì)議常見的怪相：接聽電話、交頭接耳、隨意走動(dòng)、斜躺在座位上、趴在桌子上、認(rèn)真看其他東西、聚精會(huì)神的盯著看板想其他事情等等。這些對與會(huì)者看來，沒有任何什么大不了，會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性對他們來說，等于不存在。

　　點(diǎn)評：此處點(diǎn)明了與會(huì)者對于會(huì)議的無知或疲于形式，也暴露了主持者的軟弱和不堅(jiān)定。一切以事先人后的原則，在這里不復(fù)存在。人階段性的積極和間歇性的麻痹在這里成為公眾關(guān)注的盲點(diǎn)，他們懷著積極參加會(huì)議，信心滿滿，同時(shí)也真心而無所謂地做著與會(huì)議無關(guān)的事情。

　　建議：導(dǎo)致現(xiàn)躊亂最重要的是主持者缺乏控制局面的能力和技巧，說到底是對會(huì)議的召開缺乏經(jīng)驗(yàn)，除了有意識(shí)的進(jìn)行注意外，要爭取在每次會(huì)議后都能積極的總結(jié)這些原因，假如你在開會(huì)的時(shí)候，出現(xiàn)了以上列舉的各種怪相，請注意了：你的會(huì)議現(xiàn)場已經(jīng)到了混亂的局面。

　　D、無主導(dǎo)無節(jié)制-流程混亂

　　現(xiàn)象：主持者善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并且樂于解決這些問題，凡是問題提出，都不假思索的解決，忽視了會(huì)議的主旨和使命。在延展到其他話題的過程中，一發(fā)不可收拾，會(huì)議時(shí)間延長、問題增加。與會(huì)者發(fā)現(xiàn)，會(huì)議成了接力賽，大家跟著主持人從一個(gè)會(huì)議飛奔到另外一個(gè)會(huì)議，人在會(huì)議中感受到天馬行空的憧憬和迷茫，有種快樂并痛苦的感覺。等到主持人從天上回到地面，才發(fā)現(xiàn)會(huì)議才進(jìn)行到第二項(xiàng)。

　　點(diǎn)評：解決問題本是件好事，盲目地解決問題就是對問題本身認(rèn)知處于一個(gè)空白的狀態(tài)，是對自我失控的表現(xiàn)。會(huì)議有其使命和目標(biāo)，在會(huì)議目標(biāo)達(dá)成后，如有條件的前提下進(jìn)行問題的解答，也許是較為明智的選擇。

　　建議：時(shí)刻明確會(huì)議的責(zé)任和任務(wù)，明確作為會(huì)議主持人的職責(zé)和影響，不能將會(huì)議作為展示自我的一個(gè)舞臺(tái)，好大喜功在這里同樣不適用。

　　E、無監(jiān)督無執(zhí)行-結(jié)果混亂

　　現(xiàn)象：會(huì)議作出了決策，分配到了人頭上，并且制定了明確的時(shí)間表，但第二次會(huì)議，發(fā)現(xiàn)即使這樣，也沒有達(dá)到原來想要的結(jié)果。

　　點(diǎn)評：會(huì)議有決定和結(jié)果，但是僅僅停留在紙面上，在執(zhí)行中缺乏監(jiān)督、缺乏堅(jiān)持，最終表現(xiàn)出來的結(jié)果離會(huì)議想要的存在差距。此時(shí)，任何懲罰和追究責(zé)任都是蒼白無力的，結(jié)果就是結(jié)果，沒有完成，任何人都付不起這個(gè)責(zé)任。

　　建議：再優(yōu)秀的方案，沒有人執(zhí)行或者執(zhí)行不到位，都是一紙空文。執(zhí)行完成是會(huì)議的最終落腳點(diǎn)。會(huì)議在開完后，應(yīng)該有專門的組織和部門對會(huì)議的決策進(jìn)行負(fù)責(zé)到底。

　　3、會(huì)議的4個(gè)核心元素

　　A、準(zhǔn)備充分

　　會(huì)議準(zhǔn)備充分包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議流程、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等等。

　　必要時(shí)，與會(huì)者應(yīng)先拿到會(huì)議的資料，確保會(huì)議的進(jìn)行是對所有問題的逐一解決，省去對問題的介紹和與會(huì)者對問題的思考時(shí)間。

　　一旦達(dá)成共識(shí)，立即分配給執(zhí)行機(jī)構(gòu)，并為確保完成進(jìn)行當(dāng)面核對。

　　B、設(shè)立主題

　　會(huì)議的主題是對本次會(huì)議解決問題的一個(gè)總結(jié)和提示，給會(huì)議的召開一個(gè)理由和目標(biāo)。但設(shè)立主題還不是最重要的，重要的是將這個(gè)主題始終保持下去。

　　C、把控進(jìn)度

　　對待所有事情的一個(gè)重要方面就是對這個(gè)事務(wù)的控制，以至于不使之失控，并百分百保證結(jié)果的達(dá)成或者是取得更好的結(jié)果。

　　D、結(jié)果檢驗(yàn)

　　對結(jié)果的檢驗(yàn)是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不是對結(jié)果導(dǎo)向的檢驗(yàn)，而是在事情發(fā)展中對其中的進(jìn)度進(jìn)行檢驗(yàn)，不斷的進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，以保證大體方向不出差錯(cuò)，并能在需要的時(shí)候給予指導(dǎo)。

　　4、會(huì)議的流程與計(jì)劃

　　A、通知并要求準(zhǔn)備資料

　　通知會(huì)議時(shí)，如果是長距離通知，要進(jìn)行提前2天或1天通知到位，所有時(shí)間必須具體到分鐘，至于針對每個(gè)團(tuán)隊(duì)不同，有些團(tuán)隊(duì)通知的時(shí)間是正點(diǎn)，但有些要提前30分鐘的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行通知，以確保所有人能在預(yù)想的時(shí)間點(diǎn)到位。

　　上文提到，與會(huì)者應(yīng)在會(huì)議前有一些關(guān)于會(huì)議的見解。并且對這些見解，要有充分的數(shù)據(jù)支撐。所有發(fā)言的每個(gè)字，都能找到其來源，以確保會(huì)議的高效性和實(shí)用性。

　　一些基本的東西是務(wù)必隨身攜帶的：可以使用的筆、正式的筆記薄，其他的還可以準(zhǔn)備錄音筆、U盤、筆記本電腦、會(huì)議要求帶的齊全資料等等。

　　B、確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

　　提前確定會(huì)議的確切時(shí)間和地點(diǎn)，如有改動(dòng)，在第一時(shí)間確認(rèn)改動(dòng)后不會(huì)第二次改變后，進(jìn)行通知確認(rèn)新的時(shí)間和地點(diǎn)。

　　C、確定與會(huì)人員角色與發(fā)言順序

　　確定與會(huì)人員角色和發(fā)言順序，出于對會(huì)議本身有序高效進(jìn)行的需要。這一點(diǎn)十分重要，最好是用文字的方式，確定后發(fā)給每個(gè)當(dāng)事人，并進(jìn)行一一確認(rèn)。

　　對有可能發(fā)生意外的人員或事務(wù)，提前進(jìn)行解決或暫停后將其進(jìn)行孤立解決，防止個(gè)別事務(wù)影響到大局。

　　D、檢驗(yàn)會(huì)議結(jié)果并告知

　　在檢驗(yàn)會(huì)議結(jié)果后，遇到成功的正面的信息，要及時(shí)發(fā)布告知其他人員，以此激勵(lì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)向前行的方向發(fā)展。

　　也是向所有關(guān)系人員進(jìn)行告知事態(tài)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，及時(shí)公布進(jìn)度。

　　在公布進(jìn)度過程中，一定要記住，所有進(jìn)度都應(yīng)以數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，結(jié)果應(yīng)建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，管理應(yīng)以數(shù)據(jù)說話，如有可能，雷諾瓦管理咨詢的顧問是要求每個(gè)字背后必須是一串真實(shí)可信并有據(jù)可查的數(shù)據(jù)庫。

　　如何開好一個(gè)會(huì)，其實(shí)不是我們要的最終目的，而是通過會(huì)議來管理團(tuán)隊(duì)，這才是真正的意圖。會(huì)議每日 都在進(jìn)行，它所耗費(fèi)的時(shí)間成本、人員成本、管理成本是一個(gè)浩大的工程，假使通過對會(huì)議的理解能逐步或者徹底地改變這個(gè)現(xiàn)象的話，那么對于任何一個(gè)組織來說，一項(xiàng)會(huì)議所解決的問題將是不可估量的。

　　而且作為其無形的資產(chǎn)將變負(fù)面的影響為正面的動(dòng)力，不斷地為這個(gè)公司發(fā)揮著促進(jìn)的作用。