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  2013年10月03日    牛津管理評(píng)論      
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即使在最完美的條件下,管理一個(gè)軟件項(xiàng)目也是很困難的。不幸的是,許多新項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)質(zhì)上沒有受到任何就職學(xué)習(xí) 。這里有20個(gè)成功的管理經(jīng)驗(yàn)供項(xiàng)目經(jīng)理參考。不過,只依靠某一兩條“妙計(jì)”,是無法順利完成項(xiàng)目的。

  1.定義項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)

  在項(xiàng)目的開始,要保證各方對(duì)于判斷項(xiàng)目是否成功有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。通常,跟緊預(yù)定的進(jìn)度是唯一明顯的成功要素,但是肯定還有其他的因素存在,比如,增加市場(chǎng)占有率、獲得指定的銷售量或銷售額、取得特定用戶滿意程度、淘汰一個(gè)高維護(hù)需求的遺留系統(tǒng)等。

  2.把握各種要求之間的平衡

  每個(gè)項(xiàng)目都需要平衡它的功能、人員、預(yù)算、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)。我們把以上五個(gè)項(xiàng)目方面中的每一個(gè)方面,綜合成一個(gè)約束條件,你必須在這個(gè)約束中進(jìn)行操作;你也可以定義成與項(xiàng)目成功對(duì)應(yīng)的驅(qū)動(dòng)力,或者定義成通向成功的自由程度??梢栽谝粋€(gè)規(guī)定的范圍內(nèi)調(diào)整。

  3.定義產(chǎn)品發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)

  在項(xiàng)目早期,要決定用什么標(biāo)準(zhǔn)來確定產(chǎn)品是否準(zhǔn)備好發(fā)布了。你可以將發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)基于:還存在有多少個(gè)高優(yōu)先級(jí)的缺陷,性能度量,特定功能完全可操作,或其他方面表明項(xiàng)目已經(jīng)達(dá)到了它的目的。不管你選擇了什么標(biāo)準(zhǔn),都應(yīng)該是可實(shí)現(xiàn)的、可測(cè)量的、文檔化的,并且與客戶所指的“質(zhì)量”一致。

  4. 溝通承諾

  盡管可能無意中承諾了不可能的事件,但不要做一個(gè)明知不能保證的承諾。坦誠(chéng)地和客戶和管理人員溝通那些實(shí)際成果。任何以前項(xiàng)目的數(shù)據(jù)會(huì)幫助你做說服他們的論據(jù),雖然這對(duì)于不講道理的人來說沒有真正的作用。

  5.寫一個(gè)計(jì)劃

  有些人認(rèn)為,花時(shí)間寫計(jì)劃還不如花時(shí)間寫代碼,但是我不這么認(rèn)為。困難的部分不是寫計(jì)劃,困難的部分是做這個(gè)計(jì)劃思考,溝通,權(quán)衡,交流,提問并且傾聽。你用來分析解決問題需要花費(fèi)的時(shí)間,會(huì)減少項(xiàng)目以后會(huì)帶給你的意外。

  6.把任務(wù)分解成“英寸大小的小圓石”

  “英寸大小的小圓石”是縮小了的里程碑。把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù),幫助你更加精確地估計(jì)它們,暴露出在其他情況下你可能沒有想到的工作活動(dòng),并且保證更加精確、細(xì)密的狀態(tài)跟蹤。

  7.為大任務(wù)制定計(jì)劃工作表

  如果你的組經(jīng)常承擔(dān)某種特定的通用任務(wù),你需要為這些任務(wù)開發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和計(jì)劃工作表。每個(gè)檢查列表應(yīng)該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助小組成員確定和評(píng)估與他必須處理的大任務(wù)相關(guān)的工作量。

  8.計(jì)劃中,在質(zhì)量控制活動(dòng)后應(yīng)該有修改工作

  幾乎所有的質(zhì)量控制活動(dòng),如測(cè)試和技術(shù)評(píng)審,都會(huì)發(fā)現(xiàn)缺陷或其他提高的可能。你的項(xiàng)目進(jìn)度或工作細(xì)分結(jié)構(gòu),應(yīng)該把每次質(zhì)量控制活動(dòng)后的修改,作為一個(gè)單獨(dú)的任務(wù)包括進(jìn)去。如果你事實(shí)上不用做任何的修改,很好,你已經(jīng)走在了計(jì)劃的前面。

  9.為“過程改進(jìn)”計(jì)劃 時(shí)間

  你的小組成員已經(jīng)淹沒在他們當(dāng)前的項(xiàng)目中,但是如果你想把你的組提升到一個(gè)更高的軟件工程能力水平,你就必須投一些時(shí)間在“過程改進(jìn)”上。從你的項(xiàng)目進(jìn)度中留出一些時(shí)間,因?yàn)檐浖?xiàng)目活動(dòng)應(yīng)該包括做能夠幫助你下一個(gè)項(xiàng)目更加成功的過程改進(jìn)。不要把你項(xiàng)目成員可以利用的時(shí)間100%的投入到項(xiàng)目任務(wù)中,然后驚訝于為什么他們?cè)谥鲃?dòng)提高方面沒有任何進(jìn)展。

  10.管理項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)

  如果你不去識(shí)別和控制風(fēng)險(xiǎn),那么它們會(huì)控制你。在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)花一些時(shí)間集體討論可能的風(fēng)險(xiǎn)因素,評(píng)估它們的潛在危害,并且決定你如何減輕或預(yù)防它們。

  11.根據(jù)工作計(jì)劃而不是日歷來估計(jì)

  人們通常以日歷時(shí)間做估計(jì),但是我傾向于估計(jì)與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計(jì)劃的數(shù)量,然后把工作計(jì)劃轉(zhuǎn)換為日歷時(shí)間的估計(jì)。這個(gè)轉(zhuǎn)換基于每日 我有多少有效的小時(shí)花費(fèi)在項(xiàng)目任務(wù)上,我可能碰到的任何打斷或突發(fā)調(diào)整請(qǐng)求、會(huì)議,和所有其他會(huì)讓耗費(fèi)時(shí)間的地方。

  12.不要為人員計(jì)劃 超過工作時(shí)間80%的任務(wù)量

  跟蹤你的組員每周實(shí)際花費(fèi)在項(xiàng)目指定工作上的平均小時(shí)數(shù),實(shí)在會(huì)讓人吃驚。與我們被要求做的許多活動(dòng)相關(guān)的任務(wù)切換的開銷,顯著地降低了我們的工作效率。一個(gè)員工一周理論上工作40小時(shí),但不要只是因?yàn)橛腥嗽谝豁?xiàng)特定工作上每周花費(fèi)10小時(shí),就去假設(shè)他或她可以馬上做4個(gè)這種任務(wù),如果他或她能夠處理完3個(gè)任務(wù),你就很幸運(yùn)了。

  13.將學(xué)習(xí) 時(shí)間放到計(jì)劃中

  確定你的組員每年在學(xué)習(xí) 上花費(fèi)多少時(shí)間,并把它從組員工作在指定項(xiàng)目任務(wù)上的可用時(shí)間中減去。你可能在平均值中早已經(jīng)減去了休假時(shí)間、生病時(shí)間和其他的時(shí)間,對(duì)于學(xué)習(xí) 時(shí)間也要同樣的處理。

  14.記錄你的估算和你是如何達(dá)到估算的

  當(dāng)你準(zhǔn)備估算你的工作時(shí),把它們記錄下來,并且記錄你是如何完成每個(gè)任務(wù)的。理解創(chuàng)建估算所用的假設(shè)和方法,能夠使它們?cè)诒匾臅r(shí)候更容易防護(hù)和調(diào)整,而且它將幫助你改善你的估算過程。

  15.記錄估算并且使用估算工具

  有很多商業(yè)工具可以幫助你估算整個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)它們真實(shí)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的巨大數(shù)據(jù)庫(kù),這些工具可以給你一個(gè)可能的進(jìn)度和人員分配計(jì)劃 選擇。它們同樣能夠幫助你避免進(jìn)入“不可能區(qū)域”,即將任務(wù)量、小組勞動(dòng)力和進(jìn)度計(jì)劃 組合起來一看,根本不可能成功。

  16.遵守學(xué)習(xí)曲線

  如果你在項(xiàng)目中第一次嘗試新的過程、工具或技術(shù),你必須承受短期內(nèi)生產(chǎn)力降低的代價(jià)。不要期望在新軟件工程方法的第一次嘗試中就獲得驚人的效益,在進(jìn)度計(jì)劃 中考慮不可避免的學(xué)習(xí)曲線。

  17. 考慮意外緩沖

  事情不會(huì)像你項(xiàng)目計(jì)劃的一樣準(zhǔn)確地進(jìn)行,所以你的預(yù)算和進(jìn)度計(jì)劃 應(yīng)該在主要階段后面包括一些意外的緩沖,以適應(yīng)無法預(yù)料的事件。不幸的是,你的管理者或客戶可能把這些緩沖作為你的托辭,而不是明智地承認(rèn)事實(shí)確實(shí)如此。向他們指明一些以前項(xiàng)目不愉快的意外,來說明你的深謀遠(yuǎn)慮。

  18. 記錄實(shí)際情況與估算情況

  如果你不記錄花費(fèi)在每項(xiàng)任務(wù)上的實(shí)際工作時(shí)間,并和你的估算做比較,你將永遠(yuǎn)不能提高你的估算能力,你的估算將永遠(yuǎn)是猜測(cè)。

  19. 只有當(dāng)任務(wù)100%完成時(shí),才認(rèn)為該任務(wù)完成

  使用英寸大小的小圓石的一個(gè)好處是:你可以區(qū)分每個(gè)小任務(wù)要么完成了,要么沒有完成。這比估計(jì)一個(gè)大任務(wù)在某個(gè)時(shí)候完成了多少百分比要實(shí)在得多。使用明確的標(biāo)準(zhǔn)來判斷一個(gè)步驟是否真正的完成了。

  20. 公開、公正地跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)

  創(chuàng)建一個(gè)良好的風(fēng)氣,讓項(xiàng)目成員對(duì)準(zhǔn)確地報(bào)告項(xiàng)目的狀態(tài)感到安全。努力讓項(xiàng)目在準(zhǔn)確的、基于數(shù)據(jù)的事實(shí)基礎(chǔ)上運(yùn)行,而不是從因?yàn)楹ε聢?bào)告壞消息而產(chǎn)生的令人誤解的樂觀主義。使用項(xiàng)目狀態(tài)信息在必要的時(shí)候進(jìn)行糾正操作,并且在條件允許時(shí)進(jìn)行表?yè)P(yáng)。
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