在講求效率的的現代社會,總是伴隨著焦慮和忙亂,與時間賽跑早已是家常便飯了。
你是選擇忙亂,還是有效率地工作?
如果可以用一些小方法讓工作效率大增,時間的管控就不會如此緊張而“鴨梨山大”。誠然,時間不可增加。稍微改變一下工作方法,讓時間看得到和夠用,才是解決之道。
你的工作是否如你所想的那樣有條理、有效率和可控?首先要專注,然后想清楚你的工作達成的結果。
1.想清楚工作達成的結果,學會倒推時間進行規(guī)劃
任何的工作都是結果導向的,可能很多人都覺得這個準則很簡單,卻被人經常無視或忽略。在列出To-do-list(待辦清單) 的時候,一般人只會機械地把當天需要完成的任務寫下來,填充到清單里邊。
寫了清單,就有了初步的行動力,卻缺乏連續(xù)性。要完成目標,最好有連續(xù)性,學會倒推時間,以此提高時間的可控性。
退一步想想,明天、下星期或下個月、下個季度要達成的目標是什么。大家都很清楚四象限的方法,懂的輕急緩重的定義,但是這些定義可能不夠準確和形成連續(xù)性。如果可以想清楚自己的目標,知道自己要把工作達成的結果,形成連續(xù)性,效果會更好。
時間管理最重要的一個法則,就是決定不做什么事情,懂得 Say no 以及做思維行動的“斷舍離”。不但要列出To-do-list(待辦清單),如果加上No-to-do-list(不該待辦清單),效果會更好。
例如:
早上10點前不回任何人的電話;工作時間不上微信;晚上9點后不再回復郵件等等.....
寫No-to-do-list(不該待辦清單),是為了在完成原本的工作目標之前,不再分心去做其他工作,讓其保持高度的專注。
一整天工作下來,讓我們分心或被打斷的情況數不勝數,雖然知道自己該做什么非常重要,但清楚自己不該做什麼尤其重要。
2.集中在某個時段完成任務,做好細部的時間規(guī)劃和管控
領導要求你完成一份報告或解決方案,按部就班地完成任務沒有集中在某個時段把它完成來得高效。
比方說,你要學習新的技能或語言學習,最有效的方法是每星期在固定的時間段上課或復習,固定的時間、固定的時段做某件事情,形成慣性,減少篩選,吸收知識的速度和效果會更好。這就是習慣的力量。
可能每個人都曾遇過,編寫報告或者撰寫解決方案的時候,把事情集中在很短的時間內完成,一方面會讓自己感到極大的壓力,容易滋生反抗情緒,不利于工作的完成,甚至于容易造成拖延癥;另一方面,若沒有好的想法和方案出現,無法寫出像樣的報告或方案,就會造成焦慮,甚至到了最后都無法完成任務。
如果你必須在月底前完成一份重大分析報告,首先在第3個星期前就要先擬定好整體的結構和內容提綱。然后在第4個星期前將報告的初稿完成,這樣就能順利完成任務。如果你是項目負責人,如何擬定工作進度是非常重要的,你必須非常清楚項目的工作內容到底有哪些?如何做好分類和切割;如何做好細部的時間規(guī)劃和管控,精準掌握項目的完成進度。
3.減法思考
擁有足夠的時間,通常是可以完成任務的,如果任務過多無法完成,就要懂得做減法思考了。
一般的創(chuàng)意工作者,要有好的創(chuàng)意產生,必須有明確的范圍與限制,天馬行空的胡思亂想是不會有任何結果的。所以,排工作計劃的時候,不僅要列出工作內容,還要在旁邊做備注,寫上你預計需要多久將其完成。加上時間批注,是為了更好地做任務的時間管控,以及懂的取舍,讓工作更加專注。
比方說,一般人進入辦公室打開電腦的第一件事,就是收發(fā)郵件。原本你是想處理完郵件后才開始正式的工作,但事與愿違,一接收郵件就不可收拾,不斷有新的郵件補充上來。有些人,就算快到了午飯時間,還是一直盯著屏幕上的郵件依依不舍,形成不好的習慣。習慣可以讓你高效,也可以讓你低效。
遇到這種情況,就要大膽地做減法思考。預先設定每天早上先花一個小時處理郵件,就算有新的郵件進來,如果不是很緊急的,必須立即關閉,專注緊急和重要的工作。每天的工作時間固定而有限的,一般能處理的事情也相當有限,Less is more.
同理,如果原本預計要完成5個工作內容,忽然臨時插入2件非常緊急又重要的事情。遇到這種情況,你需要做的不僅僅是在工作清單中額外加上2個清單內容,還得減少2個清單內容。
4.高效能的道、術
相同的時間,不一樣的效能、效率和人生。這里我整理了,關于職場效能和時間管理的一些經驗,做成道和術兩張導圖,分享給大家,尤其推薦這些年幫助我最大的一本書《高效能人士的七個習慣》。
道:高效能人士的七個習慣
術:時間管理的一些方法
希望這些方法可以幫你日清日結,工作效率大增。