在開始這篇文章之前,我必須坦白地說(shuō)我現(xiàn)在還不能保證每封郵件都寫得簡(jiǎn)潔、明了。我并不是不知道直接切入主題的好處,只是有時(shí)候我需要多費(fèi)些心思才能表達(dá)清楚。
幾天前我讀了里奧的一片關(guān)于“長(zhǎng)幅郵件的劣勢(shì)”的帖子,之后我發(fā)覺并不是只有我一個(gè)人有(有時(shí)候)寫長(zhǎng)幅的郵件的壞習(xí)慣。事實(shí)上,這不只跟郵件的長(zhǎng)度有關(guān)。還有其他各種各樣的方法可以讓你提高寫郵件的技巧,即使對(duì)方是一天接收到上百封郵件的人,也能確保他愿意打開查看這封郵件。
接下來(lái)的5招小貼士是我過(guò)去幾個(gè)月來(lái)習(xí)得的一些經(jīng)驗(yàn),它們確實(shí)提高了我寫郵件的技巧,但仍需得到改善,我相信這也只是時(shí)間問(wèn)題。
棄用長(zhǎng)幅郵件,除非……
就如里奧在他的帖子里提及的那樣,長(zhǎng)幅郵件(大多數(shù))是不頂用的。每個(gè)人都很忙,僅僅看一封長(zhǎng)幅郵件就會(huì)讓人的思緒短暫停滯,因而為了省事人們索性直接把郵件標(biāo)成“已讀”或者直接刪除——這不是玩笑話,問(wèn)一問(wèn)每日 受郵件疲勞困擾的人就知道。如果你發(fā)給他們長(zhǎng)幅郵件,他們會(huì)恨死你的。
所以,你的郵件要簡(jiǎn)潔、正中要點(diǎn)。刪掉“嗨”、“你好”這些招呼用語(yǔ)。但也不要像機(jī)器人講話一樣簡(jiǎn)單生硬。記住,在郵件的另外一端閱讀的是一個(gè)人。要盡量保持郵件簡(jiǎn)短。
然而,有些情況下,長(zhǎng)幅郵件卻是必須的。比如,發(fā)一份要給出明確指示的招聘郵件,或者是發(fā)郵件給你的媽媽。我相信,你應(yīng)該足夠聰明,知道哪些人有時(shí)間看你的郵件,而哪些人沒有。要按照不同的情況發(fā)送這些郵件。
寫好主題行
以“嗨”為主題行開頭的郵件和以“求網(wǎng)站優(yōu)化的快速建議”為主題的郵件相比,你打開第一封郵件的幾率有多大?我想,你更有可能打開的是第二封。第一封郵件的主題行并沒有傳遞給收件人這封郵件的主要內(nèi)容。
郵件的主題行是很重要的。所以,你要學(xué)會(huì)如何寫好主題行。博客上有篇很好的帖子,這篇帖子正是教你如何寫主題行郵件才不會(huì)被忽視。雖然這篇帖子針對(duì)的是郵件營(yíng)銷者,但是我想里面有幾個(gè)點(diǎn)子我們?cè)谄匠戉]件的時(shí)候也可以運(yùn)用。
要有創(chuàng)造性
郵件內(nèi)容有創(chuàng)造性也是一大幫助,特別是當(dāng)你要在郵件中介紹產(chǎn)品或服務(wù)信息時(shí)。舉個(gè)很有意思的例子,TechCrunch(科技博客)每日 大約會(huì)收到上百封的系統(tǒng)郵件,而這封系統(tǒng)郵件偏偏馬上就得到TechCrunch員工的注意了,看了這封郵件你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它是多么地富有創(chuàng)造性,多么的有趣。
要針對(duì)個(gè)人
我在第一點(diǎn)也提到過(guò),你必須要記住在郵件的另一端閱讀的是一個(gè)人。信不信由你,很多企業(yè)就是不明白這一點(diǎn)。我每日 都會(huì)收到一大堆不是針對(duì)我個(gè)人而發(fā)給我的郵件,它們看起來(lái)像垃圾郵件——即使它們不是。你說(shuō)我會(huì)回復(fù)這些郵件嗎?當(dāng)然不會(huì)。為了讓你的郵件看起來(lái)是針對(duì)個(gè)人,你有很多技巧可以學(xué)。賽斯·葛丁在這篇出色的帖子(本有鏈接)里已經(jīng)完整地總結(jié)了出來(lái)。和平常一樣,他的帖子正中要點(diǎn)。
點(diǎn)擊“發(fā)送”之前要檢查
這是最后一點(diǎn),但絕不是最不重要的一點(diǎn):在按下“發(fā)送” 按鈕之前,一定要檢查郵件。這也許是最重要的一點(diǎn),也是最被忽視的一點(diǎn)。曾有多少次,你將郵件發(fā)錯(cuò)人?忘記添加附件?或者在醉酒是按下“發(fā)送” 按鈕?你懂的。
我想每個(gè)使用郵件的人都要懂得“撤銷發(fā)送” 這個(gè)功能,這是天賜的良物。它可以讓你取消剛剛發(fā)送出去的郵件,讓你避免尷尬。你絕不會(huì)相信自己已經(jīng)多久不用這個(gè)功能了。所以,要確保及時(shí)使用這個(gè)功能。
除此之外,你還能想到什么點(diǎn)子可以提高我們的技巧,讓我們的郵件不再被忽視?
文:Abhijeet