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  2014年02月19日       
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三星公司的開會流程

 

1、凡是會議,必有準(zhǔn)備

 

永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪,沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。

 

所以,在三星重大的會議由事先檢查制度,沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。在會議前,必須把會議材料提前發(fā)給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,不能進了會議室才開始思考。

 

2、凡是會議,必有主題

 

開會必須要有明確的會議目的,在會議準(zhǔn)備的PPT前3頁PPT,必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。會議的主題,要事先通知與會人員。

 

3、凡是會議,必有紀(jì)律

 

在三星,開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任),在會議前先宣布會議紀(jì)律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發(fā)言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。

 

4、凡是會議,會前必有議程

 

要在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員并要在會前書面發(fā)給各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容,使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。 

 

5、凡是會議,必有結(jié)果

 

開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結(jié)果,將是對大家時間的浪費,所以,每個人都要積極的參與到會議議程中來,會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言,會議時間最好控制在1.5-2H以內(nèi),太長的時間會超過人的疲勞限度。

 

會議主持人要設(shè)置時間提醒,現(xiàn)在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。會議的決議要形成記錄,并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論,可以另外再討論,達成決議并確認(rèn)的結(jié)論,馬上進入執(zhí)行程序。

 

6、凡是開會,必有訓(xùn)練

 

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養(yǎng)員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質(zhì)是提高了時間價值。

 

三星,有專門針對如何開會的培訓(xùn),對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”,而中國許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn):如何開會,如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對待分歧,如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練,會讓公司的會議變得高效。

 

開會難免有意見不一或者爭論,如果處理不好,就會影響開會的效果,適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧,就會化險為夷。

 

例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評,在會中要做到就事論事,對事不對人,爭論時也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。

 

有時候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結(jié)論強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

 

7、凡是開會,必須守時

 

設(shè)定時間,準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束:準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準(zhǔn)時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員,使他們有思想準(zhǔn)備。

 

8、凡是開會,必有記錄

 

一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成。

 

這點特別重要,企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病,由于會議沒有形成決議,導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來,更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義,直接影響其不想主持開會或者參與開會。

 

9、凡是散會,必有事后追蹤

 

記住“散會不追蹤,開會一場空”。加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣,企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

 

10、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式:


◆ 開會+不落實=零
◆ 布置工作+不檢查=零
◆ 抓住不落實的事+追究不落實的人=落實

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三星集團是韓國最大的跨國企業(yè)集團,同時也是上市企業(yè)全球500強,三星集團包括眾多的國際下屬企業(yè),旗下子公司有:三星電子、三星物產(chǎn)、三星航空、三星人壽保險等等,業(yè)務(wù)涉及電子、金融、機械、化學(xué)等眾多領(lǐng)域。 ……
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