2011年10月9日,辦公室內(nèi)爭(zhēng)吵聲震天,所有部門都能聽(tīng)到激烈的爭(zhēng)吵。經(jīng)了解查明,工程部門A主管因?yàn)閳?bào)銷費(fèi)用有異議與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人D經(jīng)理激烈爭(zhēng)論起來(lái),財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人拒絕在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字,而根據(jù)SAP流程規(guī)定,沒(méi)有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的簽字,后面簽字流程是無(wú)法啟動(dòng)的。
筆者到辦公室后,工程主管A到筆者辦公室,說(shuō),張總,日子沒(méi)法過(guò)了,明明十塊錢的車費(fèi),財(cái)務(wù)D經(jīng)理非要說(shuō)8塊錢。筆者問(wèn)細(xì)節(jié),A主管說(shuō),自己是從上海人民廣場(chǎng)成都路那里的滬青平高速專線上車,到終點(diǎn)站下車,單程車費(fèi)10元。財(cái)務(wù)D經(jīng)理一定說(shuō)是8塊。
后來(lái)財(cái)務(wù)D經(jīng)理也到筆者處,說(shuō)A主管的報(bào)表上寫(xiě)的是滬青專線,沒(méi)有寫(xiě)是高速,滬青專線確實(shí)8元。財(cái)務(wù)D經(jīng)理主張,財(cái)務(wù)部門不可能天天陪業(yè)務(wù)部門去一線,財(cái)務(wù)部門只能根據(jù)業(yè)務(wù)部門的日?qǐng)?bào)進(jìn)行表面審查,業(yè)務(wù)部門日?qǐng)?bào)上不寫(xiě)高速,財(cái)務(wù)部門就只能當(dāng)是專線。
事后筆者把此建議告知A主管,希望其日?qǐng)?bào)寫(xiě)具體,是高速就寫(xiě)清楚,A主管也接受。
這件事情雖然過(guò)去了,爭(zhēng)議雖然解決了,但從管理流程的角度分析的話,日?qǐng)?bào)表管理的利弊確實(shí)值得分析和研究。
二、日?qǐng)?bào)表管理制度的邏輯漏洞
所謂日?qǐng)?bào)表管理的邏輯漏洞,就是誰(shuí)來(lái)核實(shí)員工今天外出的交通工具問(wèn)題。我們?cè)倬唧w一點(diǎn)地說(shuō),員工從徐匯出發(fā),去金山跑項(xiàng)目,這么遠(yuǎn)顯然一天只能跑一個(gè)工地,已經(jīng)很不錯(cuò)了。但是,徐匯到金山(假設(shè)到石化)的石梅線,空調(diào)車單程10元,非空調(diào)單程8元?,F(xiàn)在汽車上的汽車票是乘客自己撕的,坐10元的車和坐8元的車,都可以撕10元的票。那么,如果員工其實(shí)乘坐的是8元的車,但撕了10元的票回來(lái),進(jìn)行報(bào)銷,并在自己的日?qǐng)?bào)表中寫(xiě)了是坐公交10元的費(fèi)用,請(qǐng)問(wèn)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用控制管理時(shí)候,如何審查?
這就是日?qǐng)?bào)表管理的邏輯漏洞之一。
還有個(gè)解決方法,就是公司購(gòu)買一架直升飛機(jī),安裝高清攝像頭,用直升飛機(jī)監(jiān)控每一個(gè)員工的具體情況,包括所乘坐的車是空調(diào)高速還是普通車,問(wèn)題是,這顯然是一個(gè)抬杠的解決方法,監(jiān)督成本要多大?不具備可行性。
在這種情況下,只能依賴員工的自覺(jué)性。假設(shè)員工坐8塊錢的車,路上買了2塊錢的礦泉水,回來(lái)寫(xiě)了10元的公交車,如何查證?(顯然買水的2塊錢無(wú)法直接報(bào)銷的)
三、制度邏輯漏洞的彌補(bǔ): 企業(yè)文化 建設(shè)與信任法寶
歷史上任何制度都極力想規(guī)范和控制人性,但制度是死的,人是活的,防不勝防。實(shí)踐證明,歷史上沒(méi)有任何一種制度能真正管住人性和人心,只有宗教和思想教育才能讓人從根本上不產(chǎn)生虛報(bào)費(fèi)用的想法。
企業(yè)文化解決中,解決日?qǐng)?bào)制度邏輯最大的法寶和管理武器,就是團(tuán)隊(duì)的信任。信任不等于不管,管理本身就是嚴(yán)格的信任和愛(ài),不管不叫信任,叫放任自流。管理的過(guò)程中,相信團(tuán)隊(duì),信任就是最大的法寶和武器。
有讀者說(shuō)信任這個(gè)武器怎么用?這個(gè)武器就在企業(yè)文化之中。企業(yè)文化是看不見(jiàn)但確實(shí)存在的一種企業(yè)氛圍,能感受到。歷史和變革 開(kāi)放三十年以來(lái)的實(shí)踐和數(shù)據(jù)證明,部下造反、向上級(jí)開(kāi)槍,100%都與互相不信任、不尊重、互相猜忌等有關(guān)。相反,互相信任的團(tuán)隊(duì),從來(lái)不會(huì)發(fā)生惡性事件。
企業(yè)文化管理中,信任這個(gè)武器,許多管理者不用或不會(huì)用,總是設(shè)法去控制,而控制確實(shí)是不解決問(wèn)題。信任不等于放任。信任部下可以跟部下講清楚,把制約交給制度,包括財(cái)務(wù)制度,應(yīng)收款制度等等。且不要在已經(jīng)有制度的情況下,管理者主觀上再去不信任,這樣往往會(huì)造成不良的后果。
四、是非評(píng)判和對(duì)具體團(tuán)隊(duì)管理與溝通的啟發(fā)
嚴(yán)格地說(shuō),在本案例的沖突中,雙方都有自己的理由。從管理技術(shù)的層面看,財(cái)務(wù)部門并無(wú)過(guò)錯(cuò),財(cái)務(wù)部門本著實(shí)事求是的態(tài)度,是按A主管寫(xiě)的“滬青專線”而不是按高速專線進(jìn)行費(fèi)用審核的;同時(shí)對(duì)A主管來(lái)說(shuō),也有需要改進(jìn)之處,是高速就寫(xiě)清楚高速專線,以方便財(cái)務(wù)部門書(shū)面審核。
同時(shí),站在管理藝術(shù)的高度,在團(tuán)隊(duì)管理與溝通中,可以得到的啟發(fā)是:
第一,同事之間的溝通、交流要注意方式方法,不要發(fā)展到彼此爭(zhēng)吵的地步,畢竟都是為了工作,完全可以就工作問(wèn)題客觀地進(jìn)行分析討論,相信每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都是講道理的。
第二,同事之間要互相理解。崗位不同,角色不同,職責(zé)就不同。財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)控制的職責(zé)和費(fèi)用審查的職責(zé),應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核,工程主管有工程主管的職責(zé),重點(diǎn)在簽訂合同、達(dá)成 績(jī)效 ,雙方之間溝通的書(shū)面紐帶就是管理日?qǐng)?bào)表,以及根據(jù)管理日?qǐng)?bào)表進(jìn)行的費(fèi)用的控制和審核。立場(chǎng)不同,自然觀點(diǎn)就未必相同,需要學(xué)會(huì)換位思考,彼此理解。
第三,強(qiáng)化企業(yè)文化的建設(shè),把制約交給組織的制度,把信任留給團(tuán)隊(duì)和同事。企業(yè)文化不同的管理人都在說(shuō),到底什么說(shuō)企業(yè)文化,是西方的CIS系統(tǒng),還說(shuō)中國(guó)的仁學(xué)、佛學(xué)、道學(xué)的思想觀點(diǎn)?不同人理解不同。截至今日,用人不疑疑人不用這八個(gè)字,有人搞了一輩子管理,到臨死都搞不懂真正含義。企業(yè)文化是企業(yè)制度的根源,也是團(tuán)隊(duì)成員共同認(rèn)可的意識(shí)出發(fā)點(diǎn),可以先從信任建設(shè)起來(lái)。要再具體的話,就是先把企業(yè)的各項(xiàng)制度都規(guī)范化、把團(tuán)隊(duì)成員的基本利益都保障好,包括物質(zhì)的經(jīng)濟(jì)的和精神的,該規(guī)范的規(guī)范,這就是信任的起點(diǎn),再高層級(jí)就是對(duì)員工能力的學(xué)習(xí) 和帶教提高。
《 易經(jīng) 》第十三卦為同人卦。同人卦的核心思想,就是要求求同存異,目標(biāo)一致。同人卦,乾上離下,天火同人,其《象》曰:出門同人,又誰(shuí)咎也!翻譯成白話文就是,一出門就能和人和睦相處,誰(shuí)又會(huì)來(lái)危害你呢?因此,同人掛的下一個(gè)卦就是大有掛,大家都致富。一個(gè)團(tuán)隊(duì)也是如此,互相認(rèn)同,團(tuán)結(jié)一心,共同致富,這才是長(zhǎng)久之道。
上述是筆者觀點(diǎn),不當(dāng)之處,敬請(qǐng)批評(píng)指正。