【牛津管理評(píng)論-訊】任何企業(yè)都不是從來(lái)高效，任何企業(yè)也都不可能把某一時(shí)期的戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)，永遠(yuǎn)的延續(xù)下去。當(dāng)企業(yè)在某種成功運(yùn)作模式下持續(xù)發(fā)展，規(guī)模膨脹到人員飽和階段的時(shí)候，也許就面臨著瓶頸期和轉(zhuǎn)型期——企業(yè)需要更改適應(yīng)新的市場(chǎng)變化的業(yè)務(wù)模式，以保持以往的競(jìng)爭(zhēng)力。這種整改，最根本的，是要通過(guò)工作流程分析及設(shè)計(jì)來(lái)實(shí)現(xiàn)工作者職能效率的提高。

　　我們看看，IBM是如何從藍(lán)色巨人到高效的藍(lán)色的。

　　長(zhǎng)期以來(lái)，IBM一直都因其規(guī)模龐大而以“藍(lán)色巨人”著稱，這種龐大的規(guī)模一方面體現(xiàn)在其員工數(shù)量上，另一方面也體現(xiàn)在其收益以及運(yùn)營(yíng)成本上。然而，正如老話所說(shuō)的那樣：“塊頭越大，摔得越狠”。1993年，由于IBM對(duì)于消費(fèi)者偏好的變化毫無(wú)防備，結(jié)果導(dǎo)致公司最終出現(xiàn)了80億美元的巨額虧損，當(dāng)時(shí)，消費(fèi)者的偏好已經(jīng)從大型主機(jī)轉(zhuǎn)向了可以用網(wǎng)絡(luò)連接的小型個(gè)人電腦。

　　新上任的首席執(zhí)行官郭士納，需要啟動(dòng)一場(chǎng)在現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)中規(guī)模宏大的轉(zhuǎn)型，他首先闡明了公司的新愿景以及戰(zhàn)略，即公司要成為一個(gè)什么樣的公司以及如何實(shí)現(xiàn)這種設(shè)想。新的戰(zhàn)略規(guī)劃包括外部和內(nèi)部?jī)蓚€(gè)方面：從外部來(lái)看，公司需要從一家老式的制造公司轉(zhuǎn)變?yōu)橐患椰F(xiàn)代的服務(wù)提供商;從內(nèi)部來(lái)看，公司需要對(duì)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行重組，以降低成本，提高效率。

　　IBM公司中沒(méi)有哪一個(gè)部門會(huì)比人力資源管理部門對(duì)這種內(nèi)部戰(zhàn)略的轉(zhuǎn)變感觸更深的了。1993年，IBM公司的人力資源管理職能的范圍很大且分散的，并且是以區(qū)域?yàn)橹行牡?，人力資源部設(shè)在世界各地的分支機(jī)構(gòu)一共雇傭了3500多名員工。但到2000年，公司人力資源部就剩下了一個(gè)單一的、集中化的部門，該部門位于北卡羅來(lái)納州拉布雷，它所雇用的員工人數(shù)還不到1000人。

　　這次裁員活動(dòng)成功的關(guān)鍵在于，它強(qiáng)調(diào)了人員規(guī)模的變化必須與組織結(jié)構(gòu)的變化以及技術(shù)對(duì)勞動(dòng)力的替代相匹配?，F(xiàn)在，各種交流不再像以前那樣，非要在位于世界各地的人力資源辦公室中面對(duì)面地坐下來(lái)才能進(jìn)行，而是通過(guò)電話、電子郵件或傳真等技術(shù)媒介直接與位于拉布雷市的公司人力資源部進(jìn)行交流。此外，公司還開(kāi)發(fā)出了非常便于使用的軟件，從而使得員工在不需要任何人力資源管理人員參與的情況下，就能夠自行回答自己所提出的問(wèn)題。

　　IBM公司原來(lái)的那個(gè)到處布點(diǎn)、在地理上非常分散的人力資源管理部門，現(xiàn)在被一個(gè)高效的三層次系統(tǒng)所取代。第一個(gè)層次是由受過(guò)各種訓(xùn)練的人力資源管理多面手專家構(gòu)成，他們所做的工作世界聽(tīng)I(yíng)BM公司的70多萬(wàn)名人力資源管理客戶(即公司員工)打進(jìn)來(lái)的電話，盡量回答公司的自動(dòng)系統(tǒng)所不能回答的各種詢問(wèn)和問(wèn)題。第二個(gè)層次是由少量的、受過(guò)深度專門學(xué)習(xí) 的專家(比如401k計(jì)劃方面的專家、職業(yè)安全與健康方面的專家、甄選標(biāo)準(zhǔn)方面的專家等等)組成。他們的工作是受理人力資源管理多面手專家們所不能回答的那些電話。最后，第三個(gè)層次是由數(shù)量更少的公司高層經(jīng)營(yíng)管理人員組成，他們負(fù)責(zé)確保公司的人力資源管理實(shí)踐與郭士納所制定的公司戰(zhàn)略保持一致。

　　令人感到吃驚的是，盡管IBM公司的人力資源部在短時(shí)期內(nèi)進(jìn)行了大規(guī)模的人員精簡(jiǎn)，但公司員工對(duì)于它所提供的服務(wù)的滿意度卻提高到90%以上，以至于郭士納把公司人力資源部的部門重組和再造作為一個(gè)成功的典范提出來(lái)，并將其作為公司其他部門再造的一個(gè)榜樣。此外，IBM公司人力資源部門的重組以及職位重新設(shè)計(jì)實(shí)踐，對(duì)于其他組織的人力資源管理部門來(lái)說(shuō)，也構(gòu)成了一個(gè)“藍(lán)色”范本。

　通過(guò)IBM的這個(gè)案例可以看出，如果一家公司希望通過(guò)低成本戰(zhàn)略來(lái)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，它就需要實(shí)現(xiàn)自己的效率最大化。而實(shí)現(xiàn)效率最大化的一個(gè)根本途徑在于：第一，把所有的工作都分解成能夠被那些低工資、低技能的工人重復(fù)完成的簡(jiǎn)單工作要素。第二，精簡(jiǎn)多余的支持性服務(wù)，這樣企業(yè)就可以按照職能族群來(lái)構(gòu)建職位，在每一個(gè)職能群中，大家所要完成的工作任務(wù)都是類似的。(這樣一來(lái)，所有的市場(chǎng)銷售人員會(huì)在同一個(gè)部門中工作，而所有的工程技術(shù)人員也會(huì)在同一個(gè)部門中共同開(kāi)展工作，如此等等。)在這些職能族群內(nèi)部一起工作的人們，可以學(xué)到大量關(guān)于相關(guān)職能的知識(shí)，從而可以持續(xù)不斷地提高他們的技能效率。

　　而如果一家公司希望通過(guò)創(chuàng)新戰(zhàn)略來(lái)展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)，它就需要最大限度地提高自己的靈活性。公司要實(shí)現(xiàn)靈活性的最大化，可以把工作組合成為范圍較大、內(nèi)容較為完整的工作模塊，從而讓那些由高工資、高技能的員工所組成的團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。提高靈活性，還可以為每一個(gè)單位建立它自己的支持系統(tǒng)并賦予它們決策權(quán)，這樣能使他們抓住特定地區(qū)或者特定的產(chǎn)品市場(chǎng)上的機(jī)會(huì)。在這些跨職能族群的團(tuán)隊(duì)中共同工作的人，往往會(huì)產(chǎn)生大量富有創(chuàng)造性的新思想，從而能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)跳躍式、革命式的改進(jìn)。雖然IBM公司所實(shí)行的新的集中化結(jié)構(gòu)可能會(huì)更有效率，但是它卻往往不能充分抓住在經(jīng)營(yíng)所在地出現(xiàn)的各種機(jī)會(huì)或者是覺(jué)察到存在的威脅，而如果它所采取的是一種分散化的結(jié)構(gòu)，那么同類的問(wèn)題可能會(huì)得到更好的解決。

　　在全球化競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)的影響下，管理人員所思考的問(wèn)題更多的是要圍繞企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的核心：第一，為了生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，需要完成哪些任務(wù);第二，為了完成所有這些工作任務(wù)，工作者需要具備哪些技能。而工作流程分析則為管理人員理解這兩方面的問(wèn)題提供了一種有效的方法：清晰地界定工作的產(chǎn)出是什么;制定出所有這些產(chǎn)出所要達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);分析為了使產(chǎn)出達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必須經(jīng)過(guò)怎樣的流程以及需要什么樣的投入。附表中描繪了這種工作流程。

　　過(guò)去，企業(yè)人力資源管理專業(yè)人員和直線管理人員都習(xí)慣于在脫離大的組織背景及戰(zhàn)略的前提下來(lái)進(jìn)行職位的價(jià)值分析和職位功能設(shè)計(jì)。而工作流程設(shè)計(jì)的概念則改變了這種靜止、低效的方式，在分配或委派給某一職位或人工作之前，對(duì)生產(chǎn)某種產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作任務(wù)進(jìn)行前期分析的過(guò)程。只有當(dāng)我們對(duì)工作流程設(shè)計(jì)有了充分的理解之后，才能明智地把需要完成的各種各樣的工作任務(wù)落實(shí)到不同的職位上去，而每一個(gè)職位都可以由一個(gè)人來(lái)單獨(dú)承擔(dān)。

　　只有當(dāng)我們充分地了解了一個(gè)職位同位于其上面(監(jiān)督人員)、下面(下屬)以及同一層面的其他職位(可能屬于不同職能領(lǐng)域，比如市場(chǎng)營(yíng)銷和生產(chǎn)技術(shù))之間到底是如何聯(lián)系在一起的，我們才能明智地決策，如何通過(guò)對(duì)職位的再設(shè)計(jì)或者改善來(lái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的利益最大化。即組織結(jié)構(gòu)是對(duì)參與產(chǎn)出創(chuàng)造過(guò)程的個(gè)人以及工作單位之間的靜態(tài)關(guān)系提供了一種橫向的考察。組織結(jié)構(gòu)是指構(gòu)成組織的各職位之間所存在的那種相對(duì)穩(wěn)定的、正式的縱向和橫向連接的網(wǎng)絡(luò)。而工作流程設(shè)計(jì)則是對(duì)于從投入到產(chǎn)出的動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)化關(guān)系提供了一種縱向的考察。

　　對(duì)工作流程設(shè)計(jì)以及組織結(jié)構(gòu)的理解，都必須放在組織決定如何競(jìng)爭(zhēng)這樣一種大背景之下。無(wú)論是工作流程設(shè)計(jì)，還是組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，都必須能夠幫助企業(yè)贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，但是一家企業(yè)如何做到這一點(diǎn)，則取決于公司的戰(zhàn)略及其所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。
 

 

　　那么，如何進(jìn)行工作流程分析，才能夠更好的執(zhí)行企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略方針呢?

　　工作流程是指一個(gè)工作單位中的成員為了生產(chǎn)某種既定的產(chǎn)出而從事的各種活動(dòng)。每一個(gè)工作流程都包括各種操作程序，這些操作程序明確說(shuō)明了，在產(chǎn)品形成的每一個(gè)階段，人們應(yīng)當(dāng)如何做事。這些操作程序包括在生產(chǎn)產(chǎn)出的過(guò)程中所必須完成的所有各項(xiàng)工作任務(wù)。而這些工作任務(wù)通常又會(huì)被分解為許多任務(wù)單元，這些任務(wù)單元是由工作單位中的每一個(gè)人分別來(lái)承擔(dān)的。

　　需要指出的是，為了設(shè)計(jì)出能夠達(dá)到效率最大化的工作系統(tǒng)，管理人員需要充分理解本工作單位在產(chǎn)品生產(chǎn)的過(guò)程中所需要完成的各個(gè)工作的流程。通常情況下，隨著某一工作單位內(nèi)部的工作負(fù)擔(dān)加重，該工作單位會(huì)通過(guò)增加職位來(lái)滿足這些新的需求。然而當(dāng)工作負(fù)擔(dān)減輕的時(shí)候，該單位的成員又有可能會(huì)承擔(dān)起一些與本工作單位所要生產(chǎn)的產(chǎn)品無(wú)關(guān)的任務(wù)，以表現(xiàn)出自己工作很忙。如果對(duì)于生產(chǎn)某種產(chǎn)品所必須完成的任務(wù)沒(méi)有一個(gè)清楚的了解，那么就很難確定在一個(gè)工作單位中是否存在人員過(guò)剩的問(wèn)題。管理人員在對(duì)必須完成的工作任務(wù)有了清楚的了解之后，就能夠明確哪些工作任務(wù)應(yīng)當(dāng)由哪些人來(lái)完成，同時(shí)還可以取消那些對(duì)于預(yù)定產(chǎn)出的生產(chǎn)并不是必要的工作任務(wù)，這樣就能保證工作單位能夠維持一種較高水平的生產(chǎn)率。

　　比如說(shuō)，在當(dāng)今世界上最為大的計(jì)算機(jī)軟件公司——微軟公司為了保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就從戰(zhàn)略的高度管理自己全部工作流程的設(shè)計(jì)。為了保持一種每時(shí)每刻都可能會(huì)受到打擊的意識(shí)，微軟公司有意使其生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)中的人員數(shù)量略有不足，以使這些團(tuán)隊(duì)成為一種“帶有某種使命的特派小分隊(duì)”。這種做法不僅保證了組織的精干性，而且對(duì)員工提供了高水平的激勵(lì)。其他一些組織則通過(guò)在生產(chǎn)流程重用技術(shù)替代勞動(dòng)力來(lái)保持較低水平的人員使用量。事實(shí)上，正如這里的“通過(guò)全球化進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)”專欄中所表明的，在一個(gè)全球化的時(shí)代，這種類型的替代對(duì)于阻止國(guó)內(nèi)的工作向海外轉(zhuǎn)移可能起著關(guān)鍵的作用。

　　一家企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)方式對(duì)于工作流程設(shè)計(jì)的方式以及各個(gè)職位通過(guò)組織結(jié)構(gòu)聯(lián)系在一起的方式都會(huì)產(chǎn)生深刻的影響。反過(guò)來(lái)，一家公司的組織結(jié)構(gòu)和環(huán)境之間的匹配性又對(duì)公司在競(jìng)爭(zhēng)中能否取得成功產(chǎn)生重要的影響。企業(yè)若要使組織個(gè)體的工作效率最大化，需要通過(guò)對(duì)工作流程分析和設(shè)計(jì)，來(lái)優(yōu)化某一職位在合理的組織結(jié)構(gòu)中的職能，從而達(dá)到與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的最佳匹配。

　　附表：對(duì)一個(gè)工作單位的活動(dòng)進(jìn)行分析的過(guò)程