如果對電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通,不但會影響員工的士氣,
還會影響組織的盈利能力——員工一旦對企業(yè)不滿,其個人生產(chǎn)力必然會下降
根據(jù)2006年的研究,擁有互聯(lián)網(wǎng)入口的員工會把1/4的工作日花在電子郵件上。當然,并不完全是為了工作——80%的員工表示,他們會在工作時接收和發(fā)送私人郵件,而且有一半用的是公司郵箱。根據(jù)法律規(guī)定,使用公司郵箱發(fā)送的電子郵件屬于公司資產(chǎn),因此,雇主有權(quán)利進行閱讀。事實上,根據(jù)2005年的一項調(diào)查,有55%的公司表示,會對員工的電子郵件進行監(jiān)管。
通過研究,中央康涅狄格州立大學的杰森?斯奈德(Jason L. Snyder)探討了電子郵件監(jiān)管和員工對于隱私的擔心是如何影響同事關系以及上下級關系的。如果員工認為,公司“入侵”了自己的郵箱,那么,員工就更不容易相信管理者和同事。如果對電子郵件監(jiān)管政策缺乏管理和溝通,不但會影響員工的士氣,還會影響組織的盈利能力——員工一旦對企業(yè)不滿,其個人生產(chǎn)力必然會下降。
杰森?斯奈德對300多名員工進行了調(diào)查,這些人處于不同的年齡段,隸屬于公共部門和私營部門,既有剛?cè)肼毜?ldquo;菜鳥”,也有高層管理者。杰森?斯奈德使用了一些
心理學
測試方法,來衡量被調(diào)查者和同事之間關系的質(zhì)量如何,其對監(jiān)管者和組織的信任程度,以及在工作中,電子郵件隱私被侵犯的次數(shù)。
杰森?斯奈德發(fā)現(xiàn),雖然公司不能改變員工的心理特點,例如,某人也許天性多疑,更容易猜忌別人。但公司可以對相關政策進行充分的說明,以此增加員工的安全感。公司應該采取的做法是:準確、客觀地闡明電子郵件監(jiān)管政策,并提醒員工,監(jiān)管政策并不是為了偷窺員工的個人隱私,而是為了阻止不合法的行為,例如,通過電子郵件對員工進行性騷擾。此外,公司的電子郵件系統(tǒng)也可以是公開透明的,員工可以知道,是誰閱讀了自己的郵件。和不清楚究竟是何人看了自己的郵件相比,這么做可以減少員工不必要的擔心。杰森?斯奈德發(fā)現(xiàn),在組織中,其郵件監(jiān)管政策的不透明度越高,則員工更容易擔心,自己基本的隱私受到了侵犯。
杰森?斯奈德認為,雖然從法律和財務的角度考慮,企業(yè)必須要監(jiān)控設備是如何被使用的,但一定要注意,其行為并沒有損害員工對企業(yè)的信任。隨著新的溝通方式越來越普及,例如社交網(wǎng)絡、即時通訊、企業(yè)博客等,這一點將變得越來越重要。杰森?斯奈德認為,最好的做法可能是:監(jiān)管者可以保留員工的郵件記錄,但其閱讀郵件的權(quán)利應得到限制,只有在必要且符合法律的情況下,才可以查看郵件記錄。杰森?斯奈德還強調(diào),對于企業(yè)而言,也許并沒有必要讓員工閱讀并簽署電子郵件隱私政策,但企業(yè)必須盡力解釋,為什么要進行監(jiān)管,以及這些監(jiān)管政策是如何被實施的。